Imagine o seguinte cenário: onde está a versão final da proposta comercial? Na pasta da rede, no e-mail de um colega ou em um drive pessoal? E a nova política de RH que foi divulgada, mas boa parte da equipe ainda não sabe onde encontrar?  

Esse é o retrato do chamado “caos da informação” um desafio recorrente nas empresas, em que as informações se perdem entre áreas, e-mails e diversas ferramentas de armazenamento. 

As consequências vão muito além da perda de tempo, como exemplo: há retrabalho, decisões baseadas em informações desatualizadas e queda significativa na produtividade. 

A solução é estrutural: criar uma base única e confiável para gestão do conhecimento e da comunicação interna. É exatamente esse o papel do Microsoft SharePoint.  

O SharePoint é uma plataforma de serviços completa que oferece a base para a criação de portais internos ricos e personalizados. As principais vantagens são: 

• Integração Nativa com o Microsoft 365:  se conecta de forma nativa às ferramentas que suas equipes já utilizam no dia a dia, como o Microsoft Teams, onde os sites de equipe do SharePoint podem ser incorporados diretamente; o Outlook, com grupos de e-mails e calendários compartilhados; o OneDrive, para armazenamento pessoal e corporativo; e todo o pacote Office, que permite a coautoria de documentos em tempo real. 

• Centralização das informações: funciona como uma fonte única e centralizada de informação, permitindo que as empresas organizem, armazenem e gerenciem documentos, políticas, manuais e comunicados em um ambiente seguro, de fácil acesso e com controle de versão avançado. 

• Personalização low-code: sua empresa pode construir páginas atraentes, responsivas e funcionais em poucos minutos, utilizando uma interface intuitiva de arrastar e soltar, sem precisar escrever uma única linha de código. 

• Segurança e Governança: A plataforma permite um controle de permissões, onde você pode definir exatamente quem pode ver, editar ou compartilhar determinado conteúdo, garantindo que informações sensíveis do departamento financeiro, por exemplo, não sejam acessíveis por toda a empresa. 

• Automação de processos: Integrado ao Power Automate, o SharePoint permite a automação de fluxos de trabalho (workflows). Processos como aprovação de despesas, solicitações de férias ou revisão de documentos podem ser facilmente digitalizados, economizando tempo e reduzindo erros. 

A criação de uma intranet no SharePoint se baseia em alguns conceitos que permitem estruturar a informação de forma lógica e acessível. 

Qual a diferença de site de comunicação e para equipes? 

O SharePoint oferece dois tipos principais de sites que servem a propósitos distintos: 

• Sites de comunicação: São projetados para transmitir informações para um público amplo. Pense neles como o “megafone” da empresa. São ideais para o portal principal da intranet, sites de RH (para políticas e anúncios de benefícios) ou para notícias corporativas. O foco é em um pequeno número de criadores de conteúdo e muitos leitores. 

• Sites de equipe: São focados na colaboração. Cada área (Marketing, Vendas, TI) ou equipe de projeto pode ter seu próprio site de equipe onde o foco é o trabalho colaborativo: compartilhamento de arquivos, listas de tarefas, calendários de equipe e discussões.  

O SharePoint é uma plataforma super versátil e essa flexibilidade se reflete em intranets que realmente atendem às necessidades específicas de cada área. Confira alguns exemplos práticos de como ele pode ser usado para melhorar a comunicação e a colaboração interna: 

Imagine uma página inicial que reúne tudo o que seus colaboradores precisam para começar o dia: notícias da empresa, comunicados internos, calendário de eventos, links diretos para sistemas corporativos (como controle de ponto, solicitação de férias e benefícios) e até uma mensagem personalizada do CEO. Esse tipo de portal fortalece a cultura organizacional e cria um canal único para manter todos informados e conectados à estratégia da companhia. 

O processo de integração de novos colaboradores pode ser totalmente digital e acolhedor. A equipe de recursos humanos pode criar um espaço dedicado com manuais de boas-vindas, vídeos de treinamento, organogramas interativos e formulários de integração online. Tudo centralizado em um ambiente intuitivo, que facilita o acesso à informação e acelera a adaptação dos novos talentos. 

As equipes de projeto também podem se beneficiar de um site de equipe no SharePoint, onde é possível compartilhar documentos, acompanhar o andamento das tarefas e visualizar o progresso em dashboards dinâmicos criados no Power BI. O resultado é uma gestão mais transparente, colaborativa e orientada a dados. 

Confira nosso artigo sobre Exemplos de intranet com SharePoint 

Ao centralizar recursos e otimizar processos, o SharePoint se consolida como a base do local de trabalho digital moderno. Ele representa uma estrutura moderna de gestão e cultura digital, capaz de transformar a forma como as pessoas se conectam, compartilham conhecimento e executam suas atividades diárias. 

Ficou com alguma dúvida ou precisa de apoio para implementar as melhores práticas na sua intranet com SharePoint? Converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br ou pelo WhatsApp (21) 99146-6537. 

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