Aprenda a maximizar a produtividade com o SharePoint

O SharePoint é uma plataforma de gestão de documentos, integrada ao pacote Microsoft 365. Essa ferramenta segura aprimora a colaboração em equipe, permitindo que todos os usuários compartilhem dados em um único local. Com um espaço de projeto multifuncional, o SharePoint visa facilitar o compartilhamento de informações. 

Com o SharePoint você pode personalizar e adaptar a interface do seu site, criar fluxos de trabalho personalizados e até mesmo desenvolver aplicativos específicos para o seu negócio.

A personalização do SharePoint não é apenas estéticamente agradável, ela também se estende à colaboração. Neste artigo vamos destacar como o SharePoint pode beneficiar o seu negócio e como utilizá-lo de forma eficiente.

O SharePoint é uma ferramenta corporativa completa, com diversas funcionalidades. Por exemplo, ele pode ser utilizado para criar sites, intranets ou extranets, utilizando uma variedade de ferramentas pré-configuradas. Além disso, oferece espaço para armazenamento de dados e aplicativos. Os usuários podem compartilhar documentos, visualizar atas de reuniões e muito mais.

Uma característica interessante do SharePoint é sua capacidade de gerenciamento de projetos. É possível organizar todos os dados relacionados a um projeto do cliente de forma clara e estruturada. Ao iniciar um novo projeto, a ferramenta permite economizar tempo ao duplicar a estrutura de um projeto semelhante, facilitando o acompanhamento do novo projeto.

Os usuários podem acessar esses dados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo conectado. É um software baseado na web, portanto, uma conexão com a internet é necessária para acessá-lo.

O SharePoint é uma ferramenta de fácil utilização. Suas funcionalidades trazem inúmeros benefícios para todas as empresas de todo porte (pequena, média e grande). Ao utilizá-la, você adquire uma plataforma versátil. Sobretudo, a Microsoft tem se dedicado continuamente para mantê-lo atualizada com aprimoramentos e novos recursos.

Colaboração perfeita entre as equipes e departamentos de uma empresa

Imagine uma organização onde os colaboradores não estão no mesmo local físico. O SharePoint proporciona a vantagem de manter uma conexão constante. Todos os usuários têm acesso a atualizações de documentos em tempo real. Isso economiza tempo em comunicações e agiliza o andamento dos projetos. Os dados de um mesmo projeto são centralizados para facilitar o trabalho do gestor.

Uma ferramenta segura contra ameaças cibernética

Para combater ameaças, a Microsoft dotou o SharePoint de recursos robustos de conformidade e segurança, destacando-se: bibliotecas de documentos com controle de acessos, integração ampla com outras ferramentas da Microsoft, e gerenciamento de identidade e acesso seguro, incluindo autenticação de dois fatores e restrições de acesso para engenheiros, além do uso de recursos como o Customer Lockbox para aprovar solicitações de acesso a arquivos específicos.

Compatibilidade com outras ferramentas da Microsoft para otimizar o tempo de trabalho

O SharePoint pode integrar-se com outras ferramentas da Microsoft, como o Teams. Agende suas reuniões em uma única plataforma, convidando membros de uma lista específica. Além disso, aproveite as ferramentas de análise e inteligência, conhecidas como Power BI. Assim, tenha acesso a uma análise de dados ágil para aprimorar suas diretrizes ou estratégias de negócios.

A fim de obter o máximo proveito do SharePoint e desfrutar de todas as suas funcionalidades, aqui estão algumas dicas iniciais:

• Usar uma estrutura para armazenamento de dados 

A gestão de documentos no SharePoint é excelente apenas se você investir tempo na organização dos seus arquivos. É importante que os seus funcionários saibam onde guardar os seus documentos e onde encontrar as informações necessárias. Para criar uma estrutura eficiente, é fundamental considerar a natureza dos seus dados, dos seus clientes, entre outros. Além disso, os nomes dos arquivos devem ser consistentes em toda a plataforma do SharePoint, a fim de facilitar a localização das informações.

• Configurar direitos de acesso do usuário 

Os regulamentos da LGPD impõem um quadro rigoroso às empresas, sendo o compliance obrigatório para garantir a proteção das informações e evitar penalidades financeiras. O SharePoint armazena muitos dados confidenciais, por isso é essencial estar atento às configurações de segurança. Configure as permissões de acesso para cada colaborador e crie grupos de usuários para facilitar a gestão dos direitos de acesso. 

• Automatize processos e personalize a ferramenta com outros aplicativos do Microsoft 365 

Para melhorar a organização de seus arquivos, você pode automatizar processos. Os fluxos de trabalho otimizam o gerenciamento de arquivos. Eles podem, por exemplo, transferir um documento de pasta ou submetê-lo para validação antes da publicação. Dessa forma, você evita os erros humanos que podem ocorrer. Além disso, você pode otimizar seu SharePoint com outros aplicativos do Microsoft 365. Você melhora o compartilhamento de documentos durante as reuniões. Você pode instalar o Microsoft Access, o Active Directory para proteger processos de fluxo de trabalho e muito mais. 

Aproveite e leia o nosso artigo sobre “6 recursos essenciais do SharePoint para empresas”

Com o Sharepoint sob medida, você pode reimaginar e reorganizar seu negócio, sem virá-lo de cabeça para baixo! Se sua ambição é automatizar seus processos, otimizar sua comunicação interna ou estruturar um espaço de trabalho colaborativo de alto desempenho, o Sharepoint Online cuida de tudo e facilita a vida de todos.

Usando a tecnologia de nuvem da Microsoft, o Sharepoint Online apaga as barreiras do espaço e do tempo. Quer esteja no seu escritório, numa viagem de negócios ou a trabalhando de casa, os seus documentos e a sua equipe estão sempre ao seu alcance. É uma nova era de colaboração e eficiência que se abre para você, em qualquer lugar, a qualquer hora.

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