O aplicativo Microsoft Teams é uma solução abrangente de colaboração que ganhou popularidade nos últimos anos com o aumento do trabalho remoto. 

O ponto forte do Teams está na formação de equipes capazes de gerenciar projetos e tarefas em um ambiente de trabalho mais ágil, graças a recursos como chats individuais e em grupo, compartilhamento de conteúdo, gerenciamento de permissões, rastreamento de atividades, videochamadas e etc. 

Neste artigo você vamos falar sobre todos os recursos e possíveis integrações do aplicativo Microsoft Teams. 

O Microsoft Teams é conhecido como o melhor aplicativo de colaboração para desktop, web e dispositivos móveis. O seu diferencial está em seus grupos.   

A plataforma permite criar equipes de trabalho ágeis para gerenciar projetos e tarefas em um único espaço digital, onde você pode:  

• conversar em chats individuais ou em grupo;  

• compartilhar conteúdo de todo o ambiente de trabalho da Microsoft; 

• gerenciar o acesso ao conteúdo com permissões;  

• mantê-lo atualizado sobre as atividades por meio de notificações push e histórico;  

• participar de reuniões com chamadas de áudio e vídeo;   

• organizar eventos ao vivo e webinars, privados ou abertos e muito mais… 

Por tudo isso, talvez já seja possível adivinhar as vantagens que essa ferramenta oferece, seja na gestão de projetos individuais, na realização de ações de comunicação com os colaboradores da empresa ou equipe de projetos.  

Vamos abordar os seguintes pontos:  

• Feed de atividades 

• Bate-papo privado e em grupo 

• Grupos de trabalho 

• Calendário 

• Chamadas 

• Aplicações integradas 

Você pode acessar o feed de atividades clicando no ícone de “ sino ” na barra lateral esquerda. 

Lá dentro, você pode visualizar todas as notícias vindas não apenas dos seus grupos do Teams, mas também de aplicativos e sites integrados à plataforma (por exemplo, a intranet).  

Mais especificamente, você pode encontrar:  

• reações a uma de suas mensagens;   

• uma lista de atividades em grupo;   

• uma atividade atribuída a você;  

• um convite para uma reunião;   

• sua menção em uma mensagem;   

• um evento anunciado na intranet e etc… 

Ao clicar nas diferentes notícias, você pode acessar diretamente o conteúdo notificado sem alterar seu espaço de navegação.   

Além disso, você pode decidir se deseja visualizar conteúdo geral ou conteúdo relacionado às suas atividades pessoais, para não perder minutos preciosos percorrendo a longa lista de notícias que chegarão até você diariamente.  

Para economizar tempo, você pode filtrar as notícias usando a barra de pesquisa, como você pode observar no exemplo abaixo:

O chat é provavelmente um dos recursos mais usados e amados do Teams. Você pode acessá-lo clicando no segundo ícone na barra lateral esquerda (precisamente abaixo do ícone do feed de atividades).  

Neste espaço, você pode procurar pessoas na sua empresa com quem possa conversar em particular.  

Quando falamos em “bate-papo”, não nos referimos apenas à troca de mensagens, mas também a outras possibilidades, como: 

• Compartilhar arquivos e documentos para colaborar em equipe; 

• Iniciar chamadas de áudio ou vídeo para conversas mais dinâmicas; 

• Consultar a ficha de outro usuário, descobrindo informações como sua posição no organograma da empresa. 

O Teams permite que você tenha sempre o histórico de conversas à mão. Mesmo depois de fechar e reabrir a plataforma, você ainda pode visualizar todas as mensagens trocadas com seus colegas e colaboradores.  

Isso vale para arquivos compartilhados, que são coletados no arquivo de bate-papo privado.  

Você também pode convidar novos usuários para iniciar um bate-papo em grupo.   

Para isso, basta clicar no ícone no canto superior direito, indicar os participantes que deseja adicionar à conversa e aguardar alguns segundos.  

Um novo bate-papo em grupo será criado, independente do bate-papo privado inicial.   

Então não se preocupe: as mensagens que vocês trocaram em particular não serão vistas pelos novos membros da conversa. 

Para gerenciar conversas em grupo, o Teams oferece menções. 

Elas permitem que você envie uma notificação aos destinatários dos quais deseja receber uma resposta. Para isso, basta digitar o símbolo “@” seguido do nome do membro do grupo em que você está interessado.    

Por fim, você pode colocar novas abas ou acesso rápido a documentos ou aplicativos na barra de comandos superior.  

Para fazer isso, clique no “+” e escolha os aplicativos na lista que aparece.   

Um grupo é um espaço de trabalho projetado para equipes empresariais, oferecendo muitas das funcionalidades dos bate-papos em grupo (mencionados no tópico acima). 

A diferença principal dos grupos de trabalho está na possibilidade de dividi-los em canais. Esses canais funcionam como áreas menores e específicas, que reúnem apenas os membros relacionados a determinados projetos ou atividades, facilitando a organização do trabalho de áreas inteiras em tarefas específicas. 

Para criar ou ingressar em uma equipe, clique em “Criar ou participar de uma equipe” no canto inferior esquerdo da tela. A partir daí: 

• Para ingressar em uma equipe existente, basta inserir o código de acesso no campo à direita; 

• Para criar um grupo, selecione a opção no campo à esquerda. 

Neste ponto, você pode escolher criar seu grupo do zero ou usar os modelos da plataforma.  

Os modelos são diferenciados pelo tipo de atividade, por exemplo: 

• Integração; 

• Organização do serviço de apoio; 

• Gerenciamento de projetos e outros. 

Isso significa que se você escolher um desses modelos, a barra de comando já estará configurada com os aplicativos mais relevantes para executar aquele tipo específico de tarefa.  

O calendário do Teams é uma ferramenta dedicada à gestão de compromissos pessoais, funcionando como um diário digital. 

Para acessá-lo, basta clicar no último ícone da barra lateral à esquerda, logo abaixo do ícone “chat”. 

Uma das principais vantagens do calendário é sua integração com o Outlook, o que permite que todas as reuniões agendadas por e-mail sejam adicionadas automaticamente. Da mesma forma, quando você cria uma reunião diretamente no calendário do Teams, os convidados recebem notificações por e-mail. 

Além das reuniões tradicionais, o calendário do Teams permite organizar eventos ao vivo e webinars. Também oferece o recurso “Reunir agora”, que possibilita abrir rapidamente salas virtuais para reuniões improvisadas com colegas, tanto dentro quanto fora da sua equipe. 

Além das chamadas de áudio e vídeo usuais no desktop e no celular, o Teams também permite a integração de chamadas com dispositivos físicos. 

Esse recurso pode ser acessado clicando nos três pontos na barra lateral esquerda. No entanto, é importante destacar que ele está disponível apenas para usuários com licenças específicas do Microsoft 365. 

Ao utilizar o telefone do Teams, você terá acesso a funcionalidades como: 

• Discagem rápida; 

• Catálogo de endereços; 

• Histórico de chamadas; 

• Correio de voz. 

Além disso, o Teams oferece recursos avançados, como: 

• Um atendente automático para gerenciar e encaminhar chamadas de forma eficiente; 

• A criação de uma sala de espera para chamadas recebidas, onde é possível adicionar uma mensagem de boas-vindas automática e música de fundo; 

• A opção de colocar uma chamada em espera, gerando um código de recuperação para retomar a conversa mais tarde ou encaminhá-la para um colega. 

Já vimos como é possível adicionar um aplicativo à barra de comando de um bate-papo ou grupo de trabalho. 

Além disso, você pode acessar a lista completa de aplicativos disponíveis clicando no ícone “Aplicativos” no canto inferior esquerdo da tela. 

A partir daí, você pode escolher entre: 

• Aplicativos da Microsoft Store; 

• Aplicativos externos; 

• Aplicativos desenvolvidos por você, permitindo um nível ainda maior de personalização para atender às necessidades específicas da sua equipe. 

Agora que exploramos os principais recursos do Microsoft Teams é hora de conhecer suas configurações básicas. 

De forma resumida, para ajustar ou personalizar o aplicativo, você pode utilizar duas áreas principais: 

• Configurações de perfil: para personalizar informações e preferências do usuário. 

• Status: permite alterar seu status para opções como “Disponível”, “Ocupado” ou “Retorno em breve”. 

• Foto de perfil: para atualizar ou alterar a imagem que representa você na plataforma. 

Configurações gerais

• Tema gráfico e linguagem de navegação no Teams; 

• Mensagem de ausência do escritório; 

• Várias contas pessoais; 

• Privacidade (quais mensagens receber no modo “não perturbe”, bloqueio, etc.) 

• Notificações de aplicativos (quais notificações de atividades, sugestões, bate-papos, reuniões ou pessoas receber); 

• Reconhecimento do sistema de transcrição de reunião (ativado/desativado); 

• Chamadas (correio de voz, toque, etc.). 

Você pode baixar o Microsoft Teams em português do Brasil diretamente pelo site oficial da Microsoft: 

https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-teams/download-app 

Nesta página, você encontrará as versões do Teams para: 

• Windows 

• Mac 

• Linux (via PWA) 

• Android 

• IOS 

Além disso, há links diretos para baixar o aplicativo na Microsoft Store e na App Store, caso prefira instalar pelo seu dispositivo móvel. 

Se você deseja usar o Teams sem instalar nada, também pode acessá-lo diretamente pelo navegador pelo endereço: https://teams.microsoft.com. 

Para uso pessoal, a versão gratuita do Teams oferece recursos como chamadas de vídeo em grupo de até 60 minutos, bate-papo ilimitado, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real. 

Como você pode ler, o Microsoft Teams é, sem dúvida, uma das ferramentas mais completas para colaboração e produtividade no ambiente de trabalho. Os recursos abrangentes que vão desde chats e reuniões até integrações com outros aplicativos, permitem centralizar a comunicação e tornar os processos internos muito mais ágeis e eficientes. 

Se você está em busca de uma solução capaz de transformar a dinâmica da sua equipe ou deseja implementar o Teams de forma estratégica e personalizada na sua organização, contar com o apoio de especialistas pode fazer toda a diferença. 

A equipe da MindTek está pronta para ajudar você e sua empresa a extrair o máximo dessa plataforma. Entre em contato conosco para entender como podemos apoiar sua jornada com o Microsoft Teams e outros serviços da Microsoft. Converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br ou pelo WhatsApp +55 21 99146-6537 

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