Principais recursos do SharePoint para intranets corporativas 

O Microsoft SharePoint (parte do Microsoft 365) é uma plataforma robusta para construir intranets empresariais, oferecendo ferramentas completas de gestão de conteúdo, colaboração e segurança. Em uma intranet corporativa baseada em SharePoint, equipes podem criar sites dedicados a departamentos ou projetos, publicar notícias, organizar documentos e conectar diversas aplicações do Microsoft 365. 

Neste artigo, explicamos em detalhes cada recurso-chave do SharePoint para intranets, usando linguagem acessível e exemplos práticos. 

O SharePoint serve como um sistema centralizado de gerenciamento de conteúdo (Content Management System) para a intranet. Ele permite organizar páginas, notícias e bibliotecas de documentos em sites estruturados.  

Entre as principais funcionalidades de gestão de conteúdo estão: 

• Versionamento de documentos: Cada biblioteca de documentos no SharePoint pode ser configurada para manter versões do arquivo. Isso garante histórico completo de alterações e facilita reverter mudanças se necessário. 

• Fluxos de aprovação: Itens publicados (como páginas ou documentos) podem requerer aprovação antes de ficarem públicos. Membros com permissão de aprovador revisam conteúdo e só liberam (publicam) quando estiver pronto. 

• Check-in/check-out: O recurso de check-out impede edições concorrentes indesejadas. Ao realizar check-out em um arquivo, o usuário indica que vai editar e compartilha comentários sobre as mudanças ao fazer check-in. 

• Modelos e políticas: O SharePoint permite criar modelos de sites e bibliotecas que já incluem políticas de retenção, fluxo de aprovação e categorias de metadados, garantindo governança consistente do conteúdo em toda a intranet. 

A intranet no SharePoint é organizada em uma arquitetura hierárquica flexível: coleções de sites contendo sites (portais) e subsites. Hoje em dia, a prática recomendada é usar sites independentes associados a hub sites (em vez de muitos subsites), criando uma estrutura plana e escalável.  

Os hubs do SharePoint conectam sites relacionados (por projeto, departamento ou região) e fornecem: 

• Navegação unificada e marca compartilhada: Sites associados a um mesmo hub herdam navegação global e branding unificado, reforçando identidade visual comum. 

• Agregação de conteúdo: As páginas do hub podem exibir roll-ups (conteúdo consolidado) de notícias e documentos dos sites associados. Isso facilita descobrir informações de toda a organização a partir de um portal central. 

• Site home do hub: Cada hub possui uma página inicial (“home”) própria, servindo como ponto de entrada para os colaboradores acessarem os recursos principais do grupo de sites. 

Com essa arquitetura é fácil navegar hierarquicamente pela intranet ou localizar sites relevantes via pesquisa e links rápidos, sem perder flexibilidade de criação de novos portais. 

As listas do SharePoint funcionam como bancos de dados simples, perfeitas para armazenar dados estruturados (tarefas, contatos, inventários, feedback etc.). Você pode: 

• Definir colunas personalizadas: Crie campos (texto, número, escolha, data, usuário, etc.) que estruturam a informação conforme as necessidades da equipe. 

• Visualizações e filtros: Configure visualizações filtradas ou agrupadas para exibir apenas os itens relevantes (por exemplo, filtrar tarefas pela data de vencimento ou prioridade). 

• Notificações e alertas: Qualquer usuário pode definir alertas para receber e-mails ou notificações quando itens da lista são criados ou alterados, mantendo a equipe informada sobre atualizações importantes. 

• Integração com Power Apps: Para formulários avançados é possível customizar o visual da lista usando o Power Apps, criando aplicativos de inserção de dados personalizados sem escrever código. 

• Essas listas são versáteis: funcionam como formulário de entrada de dados e podem ser conectadas a fluxos do Power Automate para processar automaticamente essas informações (como enviar e-mails ou tarefas quando um novo item é adicionado). 

O SharePoint incentiva a colaboração dinâmica dentro da intranet corporativa. Entre os recursos colaborativos avançados estão: 

• Edição simultânea (Coautoria): Vários funcionários podem abrir o mesmo documento e editá-lo juntos. Alterações aparecem em tempo real para todos, com indicadores que mostram quem está fazendo a alteração. Isso elimina a confusão de várias versões offline. 

• Espaços de trabalho: Crie sites de equipe de área conectados a grupos do Microsoft 365 para áreas colaborativas. As equipes podem compartilhar notícias, tarefas, calendários e arquivos em um único espaço seguro. 

• Vídeo e áudio: Use o Microsoft Stream integrado para hospedar webinars e gravações dentro do SharePoint, promovendo aprendizagem e comunicação multimídia. 

Para ter uma intranet corporativa atraente e alinhada à marca da empresa, o SharePoint oferece recursos de personalização modernos: 

• Páginas modernas: Construa páginas usando web parts pré-construídas (texto, imagem, slideshow, listas, documentos, Power BI, etc.). As páginas modernas são responsivas (funcionam bem em dispositivos móveis) e fáceis de editar sem programação. 

• Identidade visual: É possível personalizar a identidade visual do site para refletir a marca da empresa. O SharePoint inclui temas padrões responsivos e permite customizar logo, cores e layout em poucos cliques. Sites comunicacionais normalmente aplicam cores da empresa ou do grupo, reforçando consistência visual. 

• Templates e layouts: Use modelos de site (por exemplo, site de intranet, site de notícias, site de portfólio) que incluem estruturas já definidas. Além disso, admin pode criar templates customizados com configurações específicas de aparência e navegação, facilitando padronizar novos sites. 

• Equipes técnicas podem desenvolver Web Parts personalizados usando o SharePoint Framework (SPFx) para necessidades específicas.  

Porém, grande parte das intranets pode ser montada com as webs parts padrão arrastando e soltando conteúdo nas páginas. 

A busca do SharePoint é poderosa e integrada ao Microsoft Search, oferecendo resultados refinados na intranet. Os principais pontos são: 

• Pesquisa global: A caixa de busca na intranet permite pesquisar rapidamente sites, documentos, pessoas e notícias internas. Graças ao Microsoft Graph, resultados são personalizados (você vê primeiro conteúdo dos seus sites seguidos ou mais acessados). 

• Filtros e refinadores: Após a busca inicial, você pode aplicar filtros de metadados (por exemplo, autor, data, tipo de arquivo, local do site) para refinar resultados.  

• Buscas verticais: O SharePoint suporta “abas” verticais dedicadas (como pessoas, sites, arquivos). Cada vertical exibe apenas o tipo de conteúdo escolhido, facilitando buscas específicas. 

• Busca personalizada: É possível criar páginas de busca personalizadas e web parts de resultados para cenários especiais da empresa. Por exemplo, um setor pode ter uma busca vertical própria para encontrar itens de uma lista corporativa. 

Com essas ferramentas, a intranet se torna bem indexada e eficiente: colaboradores gastam menos tempo procurando informação, aumentando produtividade. 

O SharePoint integra-se profundamente ao Power Platform para automação de fluxos de trabalho: 

• Power Automate (fluxos): Possui dezenas de modelos prontos para SharePoint, permitindo criar fluxos sem código. Por exemplo, você pode automatizar aprovações de documentos, enviar e-mails quando um item é alterado, copiar arquivos entre bibliotecas ou integrar listas com sistemas externos. 

• Power Apps: Com o Power Apps, criam-se apps e formulários personalizados usando dados das listas do SharePoint. Isso permite, por exemplo, desenvolver um aplicativo de celular para registro de inspeções, relatórios de campo ou aprovação rápida, tudo conectado à intranet. 

• Fluxos de aprovação: Além de soluções prontas, as equipes podem adaptar fluxos de aprovação de conteúdo (páginas, relatórios, propostas) integrados à intranet. Fazendo o processo ficar bem documentado e auditado automaticamente. 

Essas automações otimizam rotinas administrativas e garantem que processos corporativos (como onboarding, solicitações de compra ou revisões de contratos) ocorram de forma padronizada e rastreada. 

As empresas que usam o SharePoint contam com controles de segurança e governança totalmente sofisticados. 

• Controle de acesso: É possível gerenciar quem vê ou edita cada site, biblioteca ou arquivo. O SharePoint usa permissões baseadas em grupos (padrão do Azure AD) e níveis (Leitura, Contribuição, Edição etc.), permitindo compartilhamentos internos seguros. Você define herança de permissões por site, biblioteca ou até arquivos individuais conforme necessário. 

• DLP e conformidade: O Microsoft 365 inclui políticas de Prevenção contra Perda de Dados (DLP) que se aplicam nativamente às aplicações do dia a dia. Isso significa que padrões de informação confidencial (senhas, números de cartão de crédito, dados de saúde etc.) podem ser detectados automaticamente nos documentos do SharePoint, acionando alertas ou bloqueios de compartilhamento indevido. 

• Governança de informações: Você pode usar rótulos de retenção (labels) do Microsoft Purview para gerenciar o ciclo de vida de documentos no SharePoint. Por exemplo, aplicar automaticamente um rótulo “Arquivar após 5 anos” a contratos antigos. As regras de retenção garantem que dados críticos sejam mantidos o tempo correto e depois descartados ou arquivados conforme políticas internas e regulamentações. 

• Auditoria e logs: Todas as ações importantes (edição de documento, acesso anônimo, exclusão de itens) podem ser auditadas. Os administradores têm acesso a relatórios de auditoria que rastreiam quem fez o quê e quando. Isso atende a requisitos de compliance e investigações internas. 

Com essas ferramentas a intranet fica protegida contra acesso não autorizado e atende a padrões de segurança corporativa e regulamentações, sem atrapalhar a experiência do usuário. 

O SharePoint oferece métricas para monitorar o uso e engajamento da intranet, ajudando a entender o que funciona melhor: 

• Relatórios de uso do site: Cada site possui um painel de uso do site que mostra número de visitantes, visualizações de página e documentos mais acessados nos últimos períodos. Isso ajuda administradores e gestores a identificar conteúdos populares e áreas pouco visitadas. 

• Conteúdo em destaque: Na home do SharePoint exibe notícias recomendadas, sites seguidos e documentos em alta para cada usuário, com base em seus hábitos e conexões. Assim, usuários descobrem novidades da empresa que são relevantes para eles. 

• Relatórios de engajamento: No centro de administração do SharePoint é possível obter relatórios agregados de engajamento por site, observando tendências de uso em toda a intranet. Esses insights ajudam a planejar treinamentos ou melhorias de conteúdo. 

• Power BI e dashboards: Para análises mais avançadas, os dados de uso do SharePoint podem ser exportados ao Power BI, permitindo criar dashboards personalizados de adoção da intranet. 

Essas ferramentas analíticas mostram como a intranet está sendo adotada e permitem ajustes contínuos, mantendo o portal sempre alinhado às necessidades da organização. 

Em resumo, o SharePoint combina gerenciamento de conteúdo, colaboração moderna e integração total ao Microsoft 365, tornando-o uma escolha completa para intranets corporativas. Com recursos de busca avançada, automação de processos e segurança robusta, ele ajuda as empresas a centralizarem conhecimento, agilizar fluxos internos e manter a governança da informação.  

Empresas que adotam o SharePoint ganham uma intranet dinâmica e confiável, customizável conforme sua identidade visual e processos, impulsionando a produtividade e a comunicação interna. Se você deseja receber uma demonstração da ferramenta converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br ou através do whatsapp (21) 99146-6537.