O Microsoft Sharepoint tem uma gama de funcionalidades que quando são otimizadas transformam a maneira como a equipe trabalha. Neste blog, trazemos cinco dicas práticas e eficazes de como você pode otimizar sua intranet.

Fonte: Microsoft

Sabemos que dentro de uma organização cada área e equipe de projetos lidam com informações diferentes e com a personalização do Sharepoint é possível criar páginas específicas para cada área de trabalho, adicionando ferramentas e atalhos relevantes. Por exemplo, a área de RH pode se beneficiar com páginas dedicadas à políticas da empresa, solicitações de férias e entre outros. Já a equipe Comercial pode colocar KPIs, dados do CRM e ferramentas de compartilhamento de contratos.

Além disso, ao realizar integrações de funcionalidades com Microsoft Power Automate você reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas por meio de fluxos automatizados que exigem tarefas manuais.

Alguns outros recursos que você pode personalizar:

• Web Parts Customizadas: utilize as Web Parts para incluir módulos como dashboards, listas de tarefas, notícias corporativas ou até widgets de integração com outras ferramentas de negócios.
• Bibliotecas de documentos inteligentes:criar bibliotecas de documentos com fluxos de aprovação automáticos, controle de versão e regras de expiração de conteúdo.
• Gestão de tarefas com planner: integre o Microsoft Planner para uma gestão de tarefas simples, com visualização de progresso por equipe diretamente na página inicial de cada área de trabalho.

Essa abordagem técnica e centrada no negócio garante que cada colaborador tenha acesso a exatamente o que precisa para ser mais eficiente em seu trabalho, enquanto os processos internos se tornam mais rápidos e organizados. Isso resulta em ganhos de produtividade mensuráveis e alinhamento das operações com os objetivos estratégicos da empresa.

2.Mantenha o conteúdo com estrutura de navegação organizada

Manter a estrutura de navegação da sua intranet clara e organizada é fundamental para garantir que os colaboradores possam acessar informações e documentos rapidamente. Utilize hubs e sites conectados para organizar o conteúdo de forma lógica e hierárquica, facilitando a navegação por meio de menus objetivos e intuitivos.

Esse nível de organização permite que os colaboradores concluam suas tarefas com mais agilidade, reduzindo o tempo perdido com as buscas. Além disso, ao definir permissões hierárquicas, cada usuário acessa apenas o que é relevante para sua função, aumentando a segurança e a eficiência.

Você pode utilizar:

• Mega menus: são menus detalhados e estruturados para grandes volumes de conteúdos.
• Permissões hierárquicas: você controla o acesso com base na função, sendo assim, o colaborador vai visualizar apenas o que é relevante pro seu trabalho.
• Pesquisas inteligentes: com o Microsoft Search é possível configurar com filtros específicos para refinar buscas por conteúdo dentro da intranet.

Embora a responsividade seja fundamental, você pode aprimorar a  sua estratégia móvel com Microsoft Power Apps, criando aplicativos mobile-first altamente personalizados. Esses aplicativos podem ser projetados para funções específicas de negócios, como aprovação de despesas, relatórios de campo ou gerenciamento de inventário, oferecendo uma experiência simplificada e centrada no usuário, diretamente no SharePoint.

Esse nível de personalização permite que os colaboradores operacionais, como vendedores ou técnicos, possam registrar informações e acessar dados críticos de qualquer lugar, melhorando a eficiência operacional e a precisão das informações coletadas.

Utilize políticas de retenção de dados dinâmicas que ajustam automaticamente o acesso com base em classificações de documentos e departamentos. Isso garante que documentos confidenciais, como informações financeiras ou de clientes, estejam sempre sob controle rigoroso de segurança e governança de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Além disso, implemente a DLP (Data Loss Prevention) para detectar e prevenir a exposição acidental de informações sensíveis. Essas ferramentas podem ser configuradas para disparar alertas e tomar medidas preventivas quando informações críticas forem manipuladas de forma inadequada.

Em vez de apenas focar na integração com ferramentas de comunicação como o Teams, eleve a produtividade integrando o Microsoft Power BI diretamente no SharePoint. Dashboards interativos podem ser embutidos em páginas da intranet, oferecendo relatórios em tempo real sobre indicadores de negócios, como performance de vendas, métricas financeiras ou indicadores de RH. Essa integração permite que os tomadores de decisão acessem dados críticos sem sair da plataforma. A implementação de data-driven significa que a intranet não é apenas um portal de comunicação, mas uma plataforma que entrega insights acionáveis.

A otimização da intranet no SharePoint vai muito além de uma simples melhoria de navegação ou organização. Trata-se de transformar a maneira como a equipe colabora, acessa informações e toma decisões. 

Essas 5 dicas ajudarão a transformar sua intranet no SharePoint em uma ferramenta de colaboração eficiente e segura. Ao personalizar a experiência, organizar o conteúdo, integrar ferramentas de colaboração e garantir a segurança, você estará criando um ambiente que melhora o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade.

Uma intranet bem configurada não é apenas um espaço de trabalho digital; ela se torna um facilitador estratégico e você pode contar com nossa equipe para ajudar a otimizar a sua intranet ou até mesmo implementar uma nova intranet na sua organização. Converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br