A segurança de documentos está no centro de toda organização de sucesso. Seja protegendo dados financeiros confidenciais, informações pessoais ou estratégias da empresa, gerenciar com segurança uma vasta gama de documentos é crucial para proteger os ativos de sua organização e garantir a conformidade com os regulamentos em constante evolução. Com os recursos robustos de gerenciamento de documentos do SharePoint, você pode aumentar significativamente a segurança da sua documentação corporativa, fornecendo uma base sólida para as práticas de gerenciamento de dados da sua organização.

Neste artigo vamos explorar como você pode aproveitar os recursos avançados de gerenciamento do SharePoint para fortalecer sua biblioteca de documentos por meio de soluções abrangentes de segurança, gerenciamento eletrônico de documentos e aplicativos de negócios. 

O SharePoint possui uma variedade de recursos avançados que podem ser utilizados para aumentar a segurança da biblioteca de documentos da sua organização. Ao aproveitar esses recursos, você pode implementar uma rede de segurança robusta, garantindo que os dados confidenciais permaneçam protegidos e acessíveis apenas às pessoas certas. 

É possível ter controle detalhado sobre quem tem acesso e as permissões para documentos e bibliotecas, possibilitando que as organizações estabeleçam regras para a interação dos membros de equipe com o conteúdo. Podendo ser possível personalizar as permissões e definir grupos de usuários. 

Fonte: Microsoft Learn

As principais considerações para utilizar os níveis de permissão e os grupos de usuários são:

• Níveis de permissão padrão: O SharePoint possui diversos níveis de permissão já definidos, como ‘Leitura’, ‘Contribuição’, ‘Edição’ e ‘Controle Total’, cada um com uma lista específica de recursos. 

• Níveis de permissão personalizados: Caso os níveis de permissão padrão não sejam adequados para as necessidades da sua organização é possível criar níveis personalizados de permissão para uma regulamentação mais precisa do acesso e controle dos usuários. 

• Segregação de grupos de usuários: Organizar os usuários em grupos de acordo com departamento, função ou projeto pode ser benéfico ao manter a estrutura organizacional e facilitar o controle das permissões.

A Segurança do conjunto de sites abrange sites, subsites e bibliotecas, oferecendo proteção abrangente em toda a plataforma. A implementação dessas medidas de segurança garante uma base sólida para manter seguros os documentos. 

Os principais aspectos da segurança do conjunto de sites incluem:

• Administradores de conjunto de sites: atribua administradores designados que possuam controle total sobre todo o conjunto de sites, incluindo sites, bibliotecas e documentos individuais.

• Políticas de auditoria: desenvolva políticas de auditoria para monitorar e rastrear a interação com conteúdo confidencial, permitindo o registro de eventos de segurança importantes.

• Filtragem de segurança: utilize a filtragem de segurança interna do SharePoint para impedir que os usuários exibam elementos no site ou na biblioteca que eles não têm permissão para acessar.

O IRM é uma funcionalidade disponibilizada pelo SharePoint que se conecta ao Microsoft Office 365 com o objetivo de proteger documentos sigilosos contra acessos, modificações ou distribuição sem autorização. Quando você aplica políticas de IRM às suas bibliotecas de documentos é possível manter a proteção do conteúdo mesmo quando ele for baixado ou compartilhado fora do ambiente do SharePoint. 

Os componentes da incorporação do IRM incluem:

• Controles de licenciamento: configure instruções de licenciamento bem definidas para documentos, especificando quais usuários possuem permissões para acessar, modificar, imprimir ou compartilhar conteúdo específico.

• Datas de validade: Estabeleça prazos de validade para os documentos confidenciais, a fim de prevenir o acesso indevido após um determinado período e assegurar a integridade das informações urgentes.

• Acesso offline: definir a duração do acesso de um usuário a um documento protegido pelo IRM offline, diminuindo as possibilidades de distribuição não autorizada ou utilização imprópria.

Para garantir a segurança de documentos confidenciais no SharePoint é essencial utilizar medidas em criptografia com o objetivo de prevenir acessos não autorizados ou interceptações durante a transmissão ou armazenamento. Ao utilizar as capacidades avançadas de criptografia do SharePoint você garante a segurança e preservação dos dados confidenciais, mantendo-os efetivamente protegidos. 

Criptografia de documentos incluem:

• Criptografia em trânsito: o SharePoint utiliza os protocolos SSL e TLS, que criptografam dados enviados entre o servidor e os usuários finais para prevenir acesso não autorizado.

• Criptografia em repouso: O SharePoint proporciona funcionalidades como a AIP (Azure Information Protection) ou a TDE (Transparent Data Encryption), as quais possibilitam a codificação dos dados armazenados. Isso assegura que os dados se mantenham protegidos mesmo quando não estão em uso.

A DLP é essencial para garantir a conformidade e proteger informações confidenciais, evitando que sejam acessadas sem autorização, vazadas ou utilizadas indevidamente. É possível adaptar essas políticas para lidar com diferentes tipos de informações, direcionando áreas específicas dentro do ambiente do SharePoint.

As principais etapas para implementar políticas DLP são:

• Identificação de dados confidenciais: O SharePoint possui a capacidade de identificar e classificar automaticamente os conteúdos confidenciais, como dados financeiros, pessoais…

• Criação de políticas DLP: Crie políticas de DLP personalizadas que atendam às necessidades específicas e aos requisitos regulatórios da sua organização ou use os modelos prontos do SharePoint para garantir conformidade com padrões comuns.

• Monitoramento e relatórios: Examine os relatórios de atividades produzidos pelo SharePoint para compreender as interações dos usuários com informações confidenciais e avaliar a efetividade das políticas de proteção de dados.

Embora a implementação de recursos avançados de gerenciamento no SharePoint para melhorar a segurança da biblioteca de documentos seja uma tarefa complexa, seus benefícios são inquestionáveis. Ao contar com a experiência de uma consultoria especializada, como a Mindtek, sua organização tem garantia de aproveitar esses recursos avançados com eficiência e máxima otimização.  Tendo um vasto conhecimento em Microsoft Office 365, SharePoint e Azure, nós garantimos que os dados sensíveis da sua empresa estejam devidamente protegidos e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

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