O mundo empresarial é onde a agilidade e colaboração são essenciais para o impulsionamento do sucesso de uma empresa, mas para isso é necessário que os processos e atuação das equipes sejam centralizadas de forma que os colaboradores tenham uma visão ampla das etapas e acessos permitidos com por meio de uma única plataforma e o Microsoft SharePoint atende esses requisitos para ser a plataforma de apoio que a sua equipe precisa. 

Neste artigo, você irá compreender o que é Microsoft Sharepoint, o seu funcionamento, seus diferenciais, exemplos de aplicações, cases de sucesso e dicas para quem está interessado em implementar a plataforma em sua organização.

O Microsoft SharePoint é utilizado para criação de sites, principalmente, gerenciamento de conteúdo onde os usuários podem compartilhar e automação e gestão de processos (Workflows). Mas não para por aí,  Através do SharePoint, gestores têm a possibilidade de automatizar e simplificar processos, garantindo que os documentos e recursos sejam organizados, armazenados e acessados de maneira segura.

 A plataforma oferece uma estrutura versátil, com sites, bibliotecas, listas e páginas, que torna a colaboração eficiente e facilita a gestão de informações em projetos e fluxos de trabalho. O melhor de tudo é que o SharePoint é projetado para se integrar perfeitamente ao ecossistema da Microsoft e também fontes externas, potencializando ainda mais a experiência dos usuários.

Existem duas versões principais do Microsoft Sharepoint: 

SharePoint Online: baseada em nuvem, que é hospedada e executada no ambiente da Microsoft.

SharePoint Server: versão on-premise que é instalada e executada em um servidor local.

A alternativa mais convencional para as empresas é o Microsoft SharePoint Server, pois permite gerenciar o suporte e controlar a sua infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação). Por outro lado, o SharePoint Online é uma opção acessível para as empresas que desejam evitar custos e a complexidade associada à administração de servidor local.

Para você compreender como ocorre o funcionamento, seguem as principais características  e funcionalidades da plataforma:

• Espaços de trabalhos: é possível criar sites e espaços para projetos, equipes e departamentos onde cada espaço terá a sua estrutura e permissão de acessos. Eles abrigam todo o conteúdo e informações relacionadas a um projeto, equipe ou departamento. Cada site pode ter sua própria aparência, permissões e configurações.
• Repositórios: as bibliotecas de documentos são armazenados os arquivos que possibilitaram e possibilitam o compartilhamento e a colaboração. Cada biblioteca de documentos é uma coleção de documentos e pode ser personalizada com metadados, pastas e fluxos de trabalho.
• Listas: funcionam como tabelas onde é possível organizar e exibir informações em formato estruturados. Podem ser utilizadas para eventos, contatos, rastreio de tarefas e entre outros.
• Páginas: são utilizadas para criar e compartilhar conteúdo, notícias, comunicados para as equipes.
• Fluxos de trabalho: são utilizadas para criar processos de negócios de forma automatizada ou manual, permitindo que tarefas sejam encaminhadas para aprovação ou outras ações com base em regras previamente definidas.

Com essa estrutura personalizável é possível que as organizações criem um ambiente de colaboração sob medida de acordo com as suas necessidades, proporcionando maior organização, agilidade, governança e eficiência no fluxo de informações e tarefas.

É notável que o Microsoft SharePoint é uma ferramenta versátil e que traz benefícios significativos independente do tamanho da organização ou setor de atuação.

Uma consultoria ambiental lida com processos complexos de aprovação e fluxos de trabalho. Com isso, enfrenta atrasos e a falta de rastreabilidade das atividades. 

Ao criar fluxos de trabalho automatizados no Microsoft SharePoint essa consultoria documentou o processo de trabalho, deixando explícito o fluxo das atividades, agilizando e garantindo que cada etapa seja seguido fluxograma preestabelecido e assim sendo executada de forma adequada dentro do prazo e pelas colaboradores corretas.

Isso reduziu o tempo necessário para obter as aprovações e garantiu transparência no  acompanhamento do progresso das atividades pelos gestores.

Empresas com atuação Global, geralmente tem dificuldades em manter uma comunicação coesa e garantir a colaboração das equipes de forma eficiente em virtude da sua estrutura. Através do Microsoft Sharepoint, foi criado uma empresa multinacional da área de logística, uma intranet composta de sites e espaços de trabalhos dedicados aos departamentos e projetos. Foi implementada a integração com Microsoft Teams para permitir a comunicação em tempo real com as equipes, reduzindo a dependência de e-mails, promovendo assim uma cultura de colaboração.

O Microsoft SharePoint pode ser aplicado em uma ampla variedade de setores e indústrias, incluindo área da saúde, educação, logística, financeira, governo e muito mais. Em todos os casos, a implementação do Microsoft SharePoint permite que as empresas superem os problemas específicos e se beneficiem de uma plataforma otimizada e centralizada, resolvendo desafios de comunicação, fluxos de trabalho e além de promover uma cultura organizacional colaborativa.

A nossa equipe desenvolveu uma solução personalizada utilizando o Microsoft SharePoint para uma organização do setor jurídico, a fim de apoiar a gestão do processo de implementação da LGPD. 

Essa solução permitiu a migração segura de arquivos e documentos para o ambiente da plataforma, possibilitando que advogados e colaboradores de filiais compartilhem e realizem requerimentos de forma ágil e segura de acordo com as diretrizes estabelecidas pela empresa.

Antes da implantação do SharePoint, os arquivos e documentos estavam dispersos em computadores, correndo risco de acesso indevido e compartilhamento inseguro. Após a implementação do projeto, o acesso aos documentos tornou-se mais simples, pois todos os arquivos foram alocados na nuvem. Para saber mais sobre esse caso de sucesso, leia o nosso artigo sobre esse caso de sucesso.