Neste artigo, convidamos a Dra. Sidneida Veras (CEO & Founder MYCROARQ) para falar sobre a importância da digitalização de documentos do setor empresarial visando a integridade das informações e o gerenciamento eletrônico dos documentos.

Administrar, organizar e gerenciar a informação é uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas. A Mycroarq projeta e implementa processos de organização, preparação, digitalização e indexação de documentos com a finalidade de garantir a preservação do acervo físico e a acessibilidade dos documentos digitalizados. 

Oferecendo um serviço que traz uma transformação digital nas organizações desde a gestão de documentos, digitalização até a implementação do software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que pode ser armazenado em nuvem ou local.

Sidneia, destaca que apesar do software disponibilizar dois tipos de armazenamento, os recursos das ferramentas são os mesmos nos diferentes ambientes, sendo que no armazenamento em nuvem, é possível acessar as informações de qualquer lugar dispositivo.

Para transformar a quantidade enorme de papéis que uma empresa produz, em arquivos digitais, trazem benefícios para a organização de curto a longo prazo, como, por exemplo, o cumprimento de exigências fiscais, trabalhistas e tributárias.  

Confira abaixo os benefícios que a ferramenta oferece:

Aqueles tipos de tarefas repetitivas e que demandam tempo conseguem ser resolvidas em questão de minutos, os colaboradores conseguem ter mais qualidade no serviço entregue e consequentemente, beneficia a empresa como um todo. 

Você já parou para pensar em quanto gasta por mês com folha sulfite e tinta para impressão dos documentos? Ao iniciar uma prática de digitalização de documentos será visível a redução dos custos do negócio. Independentemente do tamanho da sua empresa, um investimento que lhe trará um retorno financeiro de curto a médio prazo. Podendo até mesmo auxiliar a equipe Jurídica e de RH frente a processos trabalhistas. 

Quem nunca perdeu um documento importante da empresa? Seja você o dono, gestor ou chefe de algum departamento em específico, as chances de que algo tenha ido sem querer para o lixo ou para a pasta errada são realmente muito grandes e nessas horas não há muito o que fazer a não ser correr atrás do prejuízo, certo?

Com a digitalização de documentos torna-se quase inviável sofrer a perda de um arquivo. Basta ficar atento para ter sempre um backup dos arquivos armazenados.

Além de ter acesso ao gerenciamento de compartilhamento é possível conceder acessos à algumas pastas de acordo com o perfil do usuário, onde traz mais segurança aos dados pessoais de colaboradores e de clientes.

O GED permite que o usuário tenha acesso a relatórios podendo realizar pesquisas internas de acordo com palavras chaves. Além disso, é possível, através de ferramentas em análise de dados cruzar informações e elaborar relatórios mais precisos para otimizar decisões estratégicas dentro da organização, seja por meio de controle de assinaturas de pontos, folhas de pagamentos, números de perfil de funcionários, andamento de processos e indo um pouco além entregar à sites de órgãos públicos para autocontrole de informações, como exemplo: contas a pagar.

A digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos são um conjunto de processos que faz parte da transformação digital das empresas. O objetivo é implementar soluções eletrônicas que melhorem a performance das áreas com objetivos facilitar processos e trazer melhorias ao processo de volumes de informações por meio de estratégias vinculadas à análise de dados a uma ferramenta de Business Intelligence (BI).