Dicas para otimizar o uso do GLPI na sua empresa
Estratégias práticas para maximizar a eficiência e organização no gerenciamento de ativos e suporte técnico
O GLPI (Gestionnaire Libre de Parc Informatique) é uma das ferramentas mais populares de gestão de ativos e suporte técnico no mercado de software open source. Com funcionalidades que cobrem desde a gestão de inventário até o atendimento de help desk, o GLPI pode, quando bem implementado, proporcionar uma organização significativa para empresas de diversos portes. Entretanto, para alcançar seu verdadeiro potencial é necessário mais do que apenas uma instalação básica, é preciso implementar práticas avançadas que muitas vezes não estão documentadas nos guias tradicionais.
Neste artigo vamos abordar uma série de dicas técnicas e estratégias avançadas para tirar o máximo proveito do GLPI.
Por que devo me preocupar com uma implementação estratégica do GLPI?
Antes de nos aprofundarmos nas dicas específicas vale ressaltar que uma implementação estratégica do GLPI impacta diretamente a produtividade e eficiência operacional. Com uma configuração otimizada, é possível:
- Melhorar o controle de ativos e custos associados.
- Automatizar processos repetitivos de suporte.
- Reduzir o tempo de resposta em solicitações.
- Otimizar o uso de recursos de TI, prevenindo gastos desnecessários.
Ao focar nas áreas corretas, o GLPI pode se tornar uma ferramenta que não só responde a demandas, mas que antecipa necessidades e ajusta-se automaticamente às dinâmicas da empresa.
6 dicas para otimizar o GLPI
1. Personalização da interface
Facilite a navegação com menus customizados
Embora o GLPI venha com um conjunto robusto de menus padrão, nem todos os usuários precisam acessar todas as funcionalidades o tempo todo. Ao criar perfis customizados e menus específicos para cada área ou grupo de usuários, você simplifica a interface, tornando o uso da ferramenta mais intuitivo.
Automatização de alertas e notificações
A automação de alertas e notificações é um dos recursos mais requisitados, especialmente quando é possível ajustar alertas proativos. Por exemplo, você pode configurar o sistema para enviar notificações específicas para o responsável de cada área sempre que um ativo crítico estiver prestes a vencer o contrato de manutenção ou licença. Esses alertas ajudam a evitar que problemas se transformem em emergências, mantendo o fluxo de trabalho fluido e sob controle.
2. Módulo de inventário
Integração com dispositivos e redes
O módulo de inventário do GLPI permite a integração com dispositivos conectados na rede. Ao utilizar plugins específicos, como o FusionInventory, você pode coletar informações detalhadas sobre os ativos sem depender de atualizações manuais. Essa automação reduz a possibilidade de erros humanos e permite um controle mais preciso e em tempo real de todo o parque tecnológico da empresa.
Monitoramento de software ativo
Outro recurso pouco explorado é o monitoramento ativo dos softwares instalados em cada máquina. Com o inventário constantemente atualizado é possível verificar se há versões desatualizadas ou softwares fora do compliance, permitindo ações preventivas.
3. Estratégias de gestão de suporte técnico
Automação das tarefas de help desk pré-definidas
O módulo de help desk no GLPI permite configurar tarefas automáticas e ações pré-definidas com base em solicitações frequentes. Por exemplo, se há um volume recorrente de chamadas para recuperação de senha, o sistema pode ser ajustado para enviar instruções automáticas ao usuário, evitando que o time de suporte precise gastar tempo com tarefas rotineiras. Esse tipo de automação libera a equipe para resolver problemas mais complexos e impacta diretamente na satisfação dos usuários.
Criação de bases de conhecimento personalizadas
A criação de uma base de conhecimento dentro do GLPI, com tutoriais e FAQs, agiliza o suporte e ajuda a resolver questões sem a necessidade de abertura de chamados. Em muitos casos, o próprio sistema pode sugerir artigos ou tutoriais diretamente na interface do chamado, baseando-se na descrição do problema inserida pelo usuário
4. Configuração e customização de perfis de usuários
Criação de regras de escalonamento de chamados
O GLPI permite uma ampla gama de configurações de acesso, que podem ser exploradas para definir perfis específicos, restringindo ou permitindo acesso a funcionalidades conforme a função de cada usuário. Isso reduz a complexidade de uso e aumenta a segurança, pois garante que cada usuário só acessa o que é realmente relevante para seu papel dentro da organização.
Além disso, o GLPI permite configurar regras de escalonamento que priorizam automaticamente chamados críticos ou que ultrapassam o SLA. Por exemplo, ao estabelecer um prazo máximo para resolução de chamados de alta prioridade, o sistema pode automaticamente encaminhar o chamado para um técnico de maior expertise se o tempo limite estiver prestes a ser ultrapassado.
5. Integração com ferramentas
Uma das funcionalidades mais avançadas do GLPI é a possibilidade de integrar-se a sistemas de ERP, o que permite uma visão unificada de todos os ativos e custos. Essa integração não apenas melhora a precisão dos dados financeiros relacionados a ativos de TI, mas também facilita o planejamento orçamentário, ao consolidar dados em uma única plataforma. Assim, o GLPI torna-se parte de um ecossistema maior, integrando-se com ferramentas financeiras e de RH.
Leia também o artigo sobre a integração com Zabbix: 4 recursos essenciais da integração Zabbix com GLPI | Mindtek
6. Segurança maximizada
Uma prática importante para melhorar a segurança é configurar os logs e auditorias de ações realizadas no sistema. Essa função permite monitorar acessos suspeitos e garantir que mudanças importantes sejam registradas, proporcionando maior controle e rastreabilidade. No caso de auditorias externas, ter um histórico de logs completo facilita a comprovação de compliance e boas práticas.
Conclusão
A implementação otimizada do GLPI pode transformar a gestão de TI da sua empresa, tornando-a mais ágil, segura e integrada. Desde a personalização de menus até a automação de tarefas, as dicas abordadas neste artigo oferecem uma visão prática e estratégica para quem quer aproveitar ao máximo essa poderosa ferramenta. Com as práticas recomendadas, o GLPI deixa de ser apenas um sistema de gerenciamento e se torna um verdadeiro aliado na estratégia de crescimento e eficiência da empresa. Caso você tenha dúvidas ou dificuldades em implementar essas dicas, converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br
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