O Microsoft SharePoint é uma plataforma de colaboração que tem foco para gestão de documentos, oferecendo hub centralizado para armazenar, compartilhar e organizar conteúdos. Neste artigo vamos explorar estratégias para documentar e organizar as documentações.

Se você é um novato do SharePoint ou usuário experiente que deseja aprimorar o gerenciamento de documentos, as dicas abaixo irão te ajudar na criação de um repositório de documentos bem estruturados.

O gerenciamento das bibliotecas de documentos no SharePoint é essencial para uma colaboração eficiente e organização das informações dentro de uma empresa. Com o SharePoint Online é possível aproveitar os recursos de maneira eficaz para centralizar os documentos, facilitar a busca na plataforma, compartilhar arquivos e manter os controles de versões.

Defina claramente as pastas com base em projetos, áreas ou uma categorização que seja relevante para o seu objetivo. Uma boa prática é organizar o conteúdo em hierarquias lógicas e claras, facilitando a navegação dos usuários e melhorando a classificação nos resultados de pesquisa. 

É importante estruturar os metadados de forma padronizada utilizando colunas específicas que facilitem a filtragem e ordenação. Ao criar categorias predefinidas e utilizar tipos de conteúdos com os metadados personalizados permite que o sistema de busca encontre os documentos com precisão.

Destacamos aqui o controle de versão, pois com ele é possível comparar as versões anteriores dos documentos, identificar quem fez as alterações e restaurar versões antigas. Isso ajuda a realizar auditorias e conformidade garantindo que todas as mudanças sejam documentadas de forma rastreável.

Isso envolve a criação de regras claras para o nome de arquivos e pastas, por exemplo: como incluir datas, nomes de projetos ou códigos relevantes. Isso evita duplicação de nomes e facilita a localização e a identificação do conteúdo, promovendo um ambiente mais organizado. Padrões de nomenclatura bem definidos também melhoram a busca e a integração com outros sistemas.

Personalize as visualizações da biblioteca de documentos para atender às necessidades específicas de sua equipe, seja uma visualização de lista padrão, uma visualização em blocos ou uma visualização personalizada com base em metadados. Adaptando a exibição melhora a usabilidade e garante que os usuários possam interagir com os documentos de uma maneira que melhor se ajuste ao seu fluxo de trabalho.

Para aplicar as 5 dicas de gerenciamento de documentos no SharePoint é fundamental seguir um processo de planejamento bem estruturado. Primeiramente, avalie as necessidades da organização e como os documentos são atualmente gerenciados. Definir a estrutura de pastas deve ser um dos primeiros passos, levando em consideração os projetos, departamentos ou áreas da empresa. Uma vez estabelecida essa hierarquia, o próximo passo é utilizar metadados de forma eficiente, criando categorias predefinidas que ajudarão na filtragem e localização de arquivos.

A padronização das convenções de nomenclatura também precisa ser definida logo no início. Crie regras claras sobre como nomear arquivos e pastas, incluindo detalhes como datas e nomes de projetos, para evitar duplicação e facilitar a busca. Após a estruturação dos documentos é essencial habilitar o controle de versão, o que permitirá que as equipes possam rastrear alterações e restaurar versões anteriores conforme necessário.  A questão da segurança é outro ponto central, por isso, o planejamento deve incluir a definição de permissões de acesso para cada nível de usuário, garantindo que informações sensíveis sejam protegidas e que apenas as pessoas certas possam visualizar ou modificar determinados documentos. 

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