Qual a diferença entre SharePoint Online e SharePoint Server? 

Se você já trabalhou em uma empresa que utiliza ferramentas Microsoft, certamente já ouviu falar do SharePoint. Essa plataforma é amplamente usada para gerenciamento de conteúdo, colaboração entre equipes, intranets corporativas e muito mais. Entretanto, ao pesquisar sobre o assunto, você logo se depara com dois nomes distintos: SharePoint Online e SharePoint Server. Afinal, qual é a diferença entre eles? Qual devo escolher para a minha organização? 

Neste artigo, vamos explorar em detalhes as características de cada versão, vantagens, limitações e os cenários em que cada uma se encaixa melhor. 

Com o SharePoint as empresas podem criar intranets, portais de comunicação, repositórios de documentos, fluxos de trabalho automatizados, wikis corporativos e muito mais. É uma ferramenta usada por organizações de todos os portes e segmentos. 

A grande divisão que existe hoje é entre a versão hospedada na nuvem que é o SharePoint Online e a versão instalada em servidores próprios conhecido como SharePoint Server. 

Essa versão é oferecida como parte das assinaturas do Microsoft 365 (antigo Office 365), o que significa que, ao contratar um plano Microsoft 365 Business ou Enterprise, você já tem acesso ao SharePoint Online incluso. 

Nesse modelo, toda a infraestrutura como servidores, bancos de dados, armazenamento e atualizações são gerenciadas pela própria Microsoft. O cliente não precisa se preocupar com manutenção técnica do ambiente, apenas com a utilização e configuração da plataforma. 

As principais características são: 

• Hospedagem 100% na nuvem, gerenciada pela Microsoft 

• Sempre atualizado com as versões e funcionalidades mais recentes 

• Integração nativa com Teams, OneDrive, Outlook, Power Automate e outros apps do M365 

• Acessível de qualquer lugar com conexão à internet 

• Cobrança por assinatura mensal ou anual por usuário 

• Armazenamento padrão de 1 TB por organização + 10 GB por licença adicionada 

• Sem necessidade de servidores físicos ou equipe de infraestrutura dedicada 

Uma das vantagens da plataforma é a simplicidade operacional, pois como a Microsoft cuida de toda a infraestrutura, atualizações e patches de segurança, a equipe de TI da sua empresa fica focado em outras prioridades estratégicas. 

Outro ponto forte é a integração profunda com o ecossistema da Microsoft 365, que o usuário pode compartilhar um documento pelo Teams, coeditar em tempo real no Word, automatizar aprovações com o Power Automate, tudo isso flui naturalmente dentro do SharePoint Online sem configurações complexas. 

Para empresas com equipes remotas ou distribuídas geograficamente, o acesso via navegador de qualquer dispositivo conectado à internet é uma grande facilidade. Além disso, como o custo é baseado em assinatura, não há necessidade de grandes investimentos iniciais em hardware ou licenças perpétuas. 

Por estar na nuvem Microsoft, a empresa não tem acesso direto ao servidor, ao banco de dados ou à camada de sistema operacional. Isso pode ser um impeditivo para organizações com requisitos rígidos de soberania de dados ou compliance específico. 

Além disso, algumas personalizações avançadas que são possíveis no SharePoint Server,como soluções com código full-trust. não são suportadas no SharePoint Online, que adota o modelo de add-ins e o SharePoint Framework (SPFx) para extensões. A dependência de conexão à internet também pode ser um problema em locais com conectividade instável. 

Essa versão é instalada e executada em servidores gerenciados pela própria empresa contrante, seja em um datacenter físico interno (on-premises) ou em uma infraestrutura de nuvem privada (como máquinas virtuais no Azure, AWS ou outros provedores de IaaS).  

Nesse modelo, a empresa compra licenças do produto e fica responsável por instalar, configurar e atualizar o ambiente.  

As principais características da versão são: 

• Instalado e gerenciado pela própria equipe de TI da organização 

• Controle total sobre hardware, sistema operacional, banco de dados e configurações 

• Permite integrações e customizações avançadas, incluindo código full-trust 

• Atualizações realizadas manualmente pela equipe interna 

• Pode funcionar sem conexão com a internet (ambiente air-gapped) 

• Requer investimento em licenciamento, hardware e mão de obra especializada 

• Ideal para ambientes com restrições regulatórias severas sobre dados 

As empresas que atuam em setores altamente regulados como: governo, saúde, militar ou financeiro, muitas vezes não podem armazenar dados sensíveis em servidores de terceiros. Nesses casos, ter o ambiente completamente interno é uma exigência legal ou de conformidade. Outro ponto é a capacidade de customização profunda. Com acesso total ao servidor e ao banco de dados, desenvolvedores podem criar soluções sob medida que não seriam possíveis no modelo de nuvem pública. 

Empresas com conexão à internet limitada ou instável também se beneficiam do SharePoint Server, já que o ambiente funciona localmente, independente da disponibilidade de rede externa.

O custo total de propriedade (TCO) costuma ser significativamente mais alto, pois além das licenças do produto em si, há custos de servidores, storage, energia elétrica, equipe de TI especializada e atualização periódica do ambiente. 

A cadência de atualizações também é um desafio: enquanto o SharePoint Online recebe novidades constantemente de forma automática, o SharePoint Server depende de atualizações manuais que podem atrasar a adoção de novas funcionalidades ou até gerar incompatibilidades com soluções customizadas já existentes. 

Não existe uma resposta única a decisão depende de fatores específicos de cada organização. 

Escolha o SharePoint Online se: 

• Sua empresa já utiliza ou pretende adotar o Microsoft 365 

• A equipe de TI é enxuta e não possui expertise em administração de servidores SharePoint 

• Você tem equipes remotas ou trabalhadores em múltiplas localizações 

• Quer focar em uso e produtividade, sem se preocupar com infraestrutura 

• O orçamento de TI prefere modelo OpEx (despesa operacional recorrente) 

Escolha o SharePoint Server se: 

• Sua organização possui requisitos legais ou regulatórios que exigem dados em ambiente local 

• Você precisa de customizações avançadas não suportadas na nuvem 

• Já existe uma infraestrutura on-premises robusta e uma equipe de TI capacitada 

• A conectividade com a internet é restrita ou intermitente 

• Há necessidade de integração profunda com sistemas legados internos muito específicos 

O modelo híbrido também é uma opção. A Microsoft suporta uma configuração híbrida que combina SharePoint Online e SharePoint Server. Nesse modelo, parte dos dados e funcionalidades fica na nuvem e parte permanece no ambiente local. Isso pode ser uma boa transição para empresas que querem migrar gradualmente para a nuvem sem abrir mão do controle sobre os dados críticos. 

Como você leu, para a grande maioria das empresas modernas o SharePoint Online é a escolha mais prática, econômica e alinhada com o futuro da plataforma. Já para organizações com exigências regulatórias específicas ou ambientes muito customizados, o SharePoint Server continua sendo uma alternativa sólida. 

O mais importante é analisar as necessidades reais da sua empresa, o perfil da equipe de TI e os requisitos de conformidade antes de tomar a decisão. E se ainda houver dúvidas, contar com a orientação dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br ou pelo whatsapp (21) 99146-6537    

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