Como organizar documentos no SharePoint: melhores práticas e dicas essenciais 

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de colaboração que tem foco a gestão de documentos, oferecendo um hub centralizado para armazenar, compartilhar e organizar conteúdo. 

Neste artigo vamos explorar estratégias para documentar e organizar as documentações. Se você é um novato do SharePoint ou usuário experiente que deseja aprimorar o gerenciamento de documentos, as dicas abaixo irão te ajudar na criação de um repositório de documentos bem estruturados. 

Como mencionado, o SharePoint é uma ferramenta essencial para gestão de documentos e processos empresariais. Ele é ideal para: 

• Criação de intranet corporativa; 

• Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM – Enterprise Content Management) 

• Gestão de Processos e Fluxos de Trabalho (BPM – Business Process Management) 

Com essas funcionalidades, o SharePoint não apenas organiza documentos, mas também facilita a colaboração e o acesso seguro à informação, refletindo diretamente na eficiência do trabalho diário da equipe. 

Saiba mais em: Microsoft SharePoint: Tudo o que você precisa saber! 

Antes de iniciar a organização de documentos no SharePoint é preciso dedicar tempo para planejar o gerenciamento de conteúdo. Um planejamento eficaz assegura que os arquivos sejam armazenados de maneira estruturada, facilitando a localização e garantindo a segurança para todos os usuários da organização. 

O primeiro passo consiste em compreender quem irá interagir com os documentos e quais funções cada indivíduo desempenhará no processo. Por exemplo, em uma equipe de marketing, alguns membros podem ser encarregados da criação de conteúdos, outros da revisão e aprovação.  

Logo após é preciso analisar como os documentos são utilizados na prática. Por exemplo, se a equipe frequentemente trabalha com planilhas de vendas, apresentações de produtos ou contratos é recomendável criar bibliotecas específicas para cada tipo de documento ou até subpastas dentro de uma biblioteca central, de modo que seja fácil localizar os arquivos e acompanhar o histórico de versões. 

Outro aspecto importante é considerar os tipos de conteúdo e metadados. Suponha que você tenha contratos de fornecedores; ao criar um tipo de conteúdo denominado “Contrato” e incluir metadados como “Data de início”, “Data de término” e “Fornecedor”, você possibilita buscas rápidas e automáticas por qualquer uma dessas informações, sem a necessidade de abrir cada arquivo. Da mesma forma, planejar fluxos de trabalho auxilia na automação de processos, como revisão e aprovação de documentos, garantindo que nada fique parado ou esquecido. 

Por último, o planejamento deve levar em conta a governança e as políticas de retenção, ou seja, definir quais documentos precisam ser auditados, quais podem ser editados livremente e quais devem ser mantidos por um determinado período devido a exigências legais ou institucionais.  

A organização de bibliotecas de documentos no SharePoint é essencial para assegurar uma colaboração eficaz e manter as informações da empresa sempre bem estruturadas. Ao adotar boas práticas de organização, sua empresa pode otimizar processos, diminuir retrabalho e aumentar a produtividade ao lidar com documentos no SharePoint. 

Defina claramente as pastas com base em projetos, áreas ou uma categorização que seja relevante para o seu objetivo. Uma boa prática é organizar o conteúdo em hierarquias lógicas e claras, facilitando a navegação dos usuários e melhorando a classificação nos resultados de pesquisa. 

É importante estruturar os metadados de forma padronizada utilizando colunas específicas que facilitem a filtragem e ordenação. Ao criar categorias predefinidas e utilizar tipos de conteúdo com os metadados personalizados permite que o sistema de busca encontre os documentos com precisão. 

É possível comparar as versões anteriores dos documentos, identificar quem fez as alterações e restaurar versões antigas. Isso ajuda a realizar auditorias e conformidade garantindo que todas as mudanças sejam documentadas de forma rastreável. 

Crie regras claras para o nome de arquivos e pastas, por exemplo: como incluir datas, nomes de projetos ou códigos relevantes. Isso evita duplicação de nomes e facilita a localização e a identificação do conteúdo, promovendo um ambiente mais organizado.  

Como você leu neste artigo, organizar documentos no SharePoint não é apenas uma questão de manter tudo em ordem, mas sim de garantir produtividade, colaboração eficaz e segurança da informação dentro da sua empresa. Ao adotar práticas como estrutura de pastas bem definidas, uso de metadados, controle de versão e padronização de nomenclaturas, você cria um ambiente mais ágil e confiável para toda a equipe. 

Se a sua organização busca apoio para implementar essas estratégias, precisa de suporte especializado ou deseja conhecer melhor o potencial do Microsoft SharePoint, entre em contato conosco através do e-mail contato@mindtek.com.br ou pelo whatsapp  (21) 99146-6537. 

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