O Microsoft Power Automate é um software criado pela Microsoft para automatizar tarefas manuais e repetitivas. Ele faz parte da suíte Business Central e permite que tanto codificadores quanto não codificadores automatizam tarefas seguindo um fluxo sequencial baseado em regras.

Em outras palavras, se você tem um processo que gostaria de automatizar, pode criar um fluxograma visualizando todas as etapas, variáveis, loops e condições envolvidas. Depois, basta replicar esse fluxograma no Microsoft Power Automate.

Interessante, não é? Com essa plataforma, muitas tarefas podem ser automatizadas de forma simples e eficiente. Neste artigo vamos explorar mais sobre o Microsoft Power Automate, entender seus componentes e ver alguns fluxos de processos de negócios.

Essa plataforma de automação inteligente permite que os usuários criem comandos para fazer  uma série específica de ações em sequência através de fluxos de trabalho.  Todos os usuários com licença do Office 365 têm acesso ao Power Automate. Com ele, é possível automatizar tarefas entre mais de 500 aplicativos, incluindo os da Microsoft como Sharepoint (Veja uma case), Azure, Excel, Online Office, entre outros, e também aplicativos de terceiros como Twitter, Youtube, Gmail e diversos outros.

Os modelos são cenários prontos para situações comuns e populares. Para usar um modelo, basta ter acesso aos serviços oferecidos pelo modelo e preencher as configurações necessárias.

Para utilizar o Power Automate escolha o procedimento que deseja automatizar. Veja como funciona:

• Pode criar um fluxo completamente novo desde o início ou selecionar um dos modelos já existentes.
• Criar um fluxo do zero implica em passos extras que serão explicados mais adiante.
• Após delinear o seu fluxo, conecte-o às bases de dados necessárias através de conectores.
• Pode testá-lo utilizando a opção “Executar” para verificar se existem erros.

Você pode criar fluxos de nuvem, fluxos de área de trabalho ou fluxos de processo de negócios.

Fluxos de Nuvem

Os Fluxos de nuvem, também conhecido como Cloud Flows, são fluxos online que começam com um gatilho ou alguma ação. Existem três opções em Fluxos de nuvem com base em quando você deseja que a ação ocorra depois que as condições de gatilho forem atendidas:

• Fluxos instantâneos na nuvem

Quando você quiser executar uma ação com um clique de um botão, você pode usar o fluxo instantâneo de nuvem.

Por exemplo, é possível criar um processo para enviar um aviso à equipe de vendas toda vez que uma compra suspeita for identificada. Dessa forma, ao detectar uma transação com informações inconsistentes, o processo é ativado imediatamente, enviando um alerta à equipe para que revisem a transação de forma imediata e tomem as medidas adequadas.

• Fluxos de nuvem automatizados

Os fluxos automatizados de nuvem seguem uma série de conjuntos quando suas condições são atendidas.

Por exemplo, se alguém mencionar sua empresa em uma hashtag em um post no X, você pode programar o sistema para retweetar automaticamente o post e enviar uma mensagem para sua equipe de marketing, informando sobre a menção. Isso contribui para aumentar a interação com o público e manter sua equipe atualizada sobre as menções à empresa nas redes sociais.

• Fluxos de nuvem programados

Os fluxos de nuvem programados podem ser usados periodicamente para realizar um conjunto de ações.

Por exemplo, é viável estabelecer um fluxo para salvar automaticamente todos os anexos de e-mail recebidos em uma pasta determinada todos os dias às 8h. Dessa forma, a organização e arquivamento de documentos se tornam mais simples, garantindo que seus arquivos estejam sempre atualizados e disponíveis quando necessário.

Fluxo de área de trabalho

Os fluxos da área de trabalho são utilizados em um modo offline. Você pode gravar suas próprias ações e quando o Microsoft Power Automate codificar essas ações, será possível automatizar o fluxo.

Por exemplo, vamos dizer que você tem a responsabilidade de gerenciar a aprovação de despesas na empresa em que trabalha. Em vez de lidar manualmente com cada pedido de reembolso, você pode utilizar os fluxos de trabalho do Microsoft Power Automate para simplificar essa tarefa. Basta gravar suas ações de abrir e revisar os formulários de despesas, verificar se estão de acordo com as políticas da empresa e aprovar ou rejeitar os pedidos.

Depois de configurar essas ações, o Power Automate pode automatizar o processo sempre que novos formulários de despesas forem enviados, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e garantindo a conformidade com as políticas da empresa.

Fluxos de processos de negócios

Você pode automatizar todos os seus processos manuais e digitalizar seus processos. O fluxo do processo de negócios permite que você crie um processo padronizado para seus funcionários seguirem. 

Em um escritório de advocacia pode ser usado para padronizar o gerenciamento de casos judiciais. Por exemplo, quando um novo caso é atribuído, o sistema pode automaticamente designá-lo a um advogado e guiá-lo por todas as etapas, desde a análise inicial até o comparecimento ao tribunal e o acompanhamento pós-julgamento. Isso garante consistência e eficiência em todo o processo, independentemente de quem esteja lidando com o caso.

Outro exemplo pode ser aplicado em empresas varejistas onde são utilizados processamento de faturas de fornecedor. As faturas são recebidas, validadas e aprovadas pelos departamentos adequados de forma automática. Após a validação, elas são registradas no sistema contábil e encaminhadas para o departamento financeiro para pagamento. Esse processo automatizado reduz erros, elimina atrasos e garante uma gestão financeira eficiente.

Qualquer usuário pode utilizar o Power Automate para automatizar tarefas manuais, repetitivas e que sigam um conjunto de regras, mesmo sem conhecimentos avançados em programação. Existem diversos casos de uso para aproveitar essa ferramenta:

• Freelancers: que são empreendedores individuais que geralmente trabalham sozinhos ou com uma pequena equipe, podem utilizar o Microsoft Power Automate para automatizar tarefas manuais.

• Gerentes: que trabalham para empresas ou marcas podem utilizar o software de gerenciamento de fluxo de trabalho para criar alertas automatizados, sincronizar dados entre aplicativos, configurar mensagens de ausência e muito mais.

• Empreendedores: Administrar um negócio não é uma tarefa fácil. Os empreendedores podem automatizar diversos aspectos de seus negócios com fluxos de trabalho automatizados, como enviar mensagens de agradecimento, receber notificações de alerta quando um cliente envia um e-mail, sincronizar informações do cliente entre plataformas, configurar respostas automáticas por e-mail e muito mais.

Esses são apenas alguns exemplos de usuários do Power Automate, mas, na verdade, qualquer pessoa e diferentes tipos de negócios podem utilizá-lo para automatizar qualquer tarefa! Se você deseja conhecer, agende uma apresentação da plataforma Microsoft Power Automate, converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br