Gerenciar despesas empresariais pode ser uma tarefa complexa e demorada, mas com a integração eficaz do Microsoft SharePoint com sistemas de gestão empresarial como Protheus e SAP essa tarefa pode se tornar muito mais simples e eficiente.

O Microsoft SharePoint é uma plataforma colaborativa que permite o compartilhamento de documentos, gerenciamento de projetos, colaboração em equipe e automação de fluxos de trabalho. Ele oferece recursos poderosos para criar sites, bibliotecas de documentos, listas e fluxos de trabalho personalizados. Ao integrar o SharePoint com sistemas de gestão empresarial como o Protheus e o SAP, você pode otimizar o processo de registro, aprovação, integração e acompanhamento das despesas empresariais.

Neste artigo, vamos explorar como essa integração pode simplificar o processo de registro, aprovação, integração e acompanhamento de despesas empresariais.

É essencial simplificar a gestão de despesas para empresas, visando garantir eficiência e controle financeiro. Uma maneira inicial de alcançar esse objetivo é personalizar os formulários no SharePoint. Esses formulários desempenham um papel fundamental ao permitir que os funcionários registrem suas despesas de forma organizada e padronizada, estabelecendo assim uma base sólida para o processo de gestão.

Após o registro das despesas, é crucial implementar um processo de aprovação robusto para garantir a validade e conformidade das despesas a serem reembolsadas. Para isso, o SharePoint oferece a funcionalidade de configurar fluxos de aprovação utilizando o Power Automate, anteriormente conhecido como Flow. Esse sistema automatizado notifica automaticamente o gerente responsável sempre que uma solicitação de reembolso é submetida, agilizando assim o processo de aprovação e assegurando uma maior transparência e controle sobre as despesas corporativas.

A personalização de formulários no SharePoint não apenas simplifica o registro de despesas, mas também permite a construção de lógica de negócios avançada. Através do uso de campos dinâmicos e formatação condicional é possível criar formulários altamente adaptáveis e funcionais. Por exemplo, imagine criar um formulário para o registro de despesas de viagens de negócios. Nesse formulário, os funcionários podem inserir detalhes como a data da viagem, os custos incorridos com transporte, hospedagem e alimentação. Ao submeter o formulário, essas informações são automaticamente armazenadas em uma lista no SharePoint, facilitando o acompanhamento e a análise posterior. 

Além disso, por meio do uso de campos dinâmicos é viável realçar automaticamente gastos que ultrapassem determinados limites orçamentários. Por exemplo, caso uma despesa de alimentação exceda um valor estabelecido pela empresa, o campo correspondente pode ser destacado em vermelho, a fim de chamar a atenção dos revisores. Esse tipo de formatação condicional torna o processo de revisão mais eficiente e auxilia no cumprimento das políticas de despesas da empresa.

Aprovação de solicitações

Gerenciar solicitações de reembolso de despesas empresariais pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando se trata de garantir transparência, eficiência e controle sobre os gastos da empresa. Felizmente, a integração de ferramentas como o Power Automate, SharePoint, Microsoft Forms e Planner oferece uma solução eficaz para simplificar e automatizar esse processo.

Para começar, é necessário configurar um formulário no Microsoft Forms, onde os funcionários podem registrar suas solicitações de reembolso. Esse formulário deve conter campos detalhados, como nome completo, ID do funcionário, data da despesa, categoria, valor e descrição. Os dados enviados pelos funcionários são automaticamente armazenados em uma lista do SharePoint, o que facilita o acesso e a organização.

As solicitações são, então, salvas em uma lista do SharePoint, onde são categorizadas e organizadas em colunas relevantes, como ID do funcionário, departamento, data da despesa e valor solicitado. Isso proporciona uma visão abrangente das despesas empresariais e facilita o acompanhamento e análise por parte da equipe financeira.

Assim que a solicitação é registrada, o gerente responsável recebe automaticamente uma notificação para revisão e aprovação. Utilizando o Power Automate, o fluxo de trabalho encaminha a solicitação para a próxima etapa somente após a aprovação do gerente, garantindo um processo de aprovação eficiente e transparente.

Após a aprovação do gerente, a solicitação de reembolso é automaticamente adicionada ao Planner como uma tarefa para a equipe financeira. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso das solicitações em tempo real e atualize o status conforme necessário. Além disso, um sistema de notificação por e-mail garante que todos os envolvidos sejam mantidos informados sobre o status das solicitações.

A integração do SharePoint com sistemas como Protheus ou SAP oferece diversas vantagens, especialmente na automatização de processos de integração de dados. Ao utilizar conectores específicos, é possível configurar uma integração perfeita entre o SharePoint e o sistema de registro escolhido (Protheus ou SAP). Aqui estão os principais detalhes:

• Utilize conectores específicos: Para integrar dados entre o SharePoint e o sistema de registro, utilize conectores especialmente projetados para essa finalidade. Esses conectores facilitam a comunicação e a troca de dados.

• Atualizações em tempo real: Quando uma solicitação (como um reembolso de despesas) é aprovada no SharePoint, ela é automaticamente registrada no sistema de registro (Protheus ou SAP). Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e reduz o risco de erros.

Lembre-se de que uma integração bem-sucedida requer uma configuração adequada e a adesão às melhores práticas. Seguindo esses passos, é possível alcançar uma sincronização eficiente e confiável de dados:

• Crie um aplicativo SSO no SharePoint: Configure um aplicativo de logon único (SSO) que mapeie os usuários do SharePoint para os usuários correspondentes do SAP. Isso garante acesso seguro aos dados do SAP dentro do SharePoint.

• Gerencie definições de aplicativos empresariais: Configure as configurações para a definição de aplicativo empresarial dentro do SharePoint. Especifique o mesmo nome de aplicativo SSO usado durante a criação do arquivo de definição de aplicativo para artefatos SAP.

• Habilitar informações de conta: Permite que usuários individuais ou grupos se conectem ao aplicativo empresarial a partir do SharePoint.

Em resumo, a integração entre o SharePoint e sistemas de gestão, como Protheus e SAP, proporciona uma oportunidade significativa para otimizar o fluxo de trabalho e melhorar a eficiência na gestão de despesas empresariais. No entanto, é essencial adaptar essas soluções de acordo com as necessidades específicas da sua organização e garantir uma comunicação clara e abrangente dos processos aos funcionários. Ao fazer isso, as empresas podem aproveitar os benefícios de uma gestão de despesas mais eficiente e transparente, resultando em maior controle financeiro e melhores resultados globais. 

Se você desejar realizar integração ou até mesmo implementar o Microsoft Sharepoint em sua organização, converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br