Existe um padrão que se repete em quase toda empresa que ainda não acertou na usabilidade de uma intranet: o projeto começa com entusiasmo, a ferramenta é configurada, o site é lançado e passados alguns meses, pouco acesso. 

Geralmente, o problema vem da ordem das prioridades que foram dadas: tecnologia antes de estratégia, plataforma antes de pessoas. 

Com o SharePoint Online, qualquer pessoa pode criar páginas envolventes e funcionais sem escrever uma linha de código, mas isso também significa que é fácil construir algo tecnicamente correto e pouco utilizável no dia a dia.  

Antes de criar qualquer site no SharePoint, você precisa responder uma pergunta: por que a intranet atual não funciona? Ou por qual motivo devo implementar uma intranet na empresa?  

O ponto de partida é entender as necessidades reais da empresa. Para isso, busque conversar com alguns colaboradores com perfis representativos: o funcionário novo, o gestor de área, o trabalhador de campo… Cada um tem uma relação completamente diferente com a intranet. 

Além das entrevistas, analise os dados de pesquisas de satisfação de colaboradores já realizadas na empresa. Os “pontos de dor” apontados ali costumam revelar exatamente o que a intranet precisa resolver com muito mais precisão do que qualquer benchmark de mercado. 

Exemplo prático: antes do lançamento da intranet, conduza uma reunião com os principais stakeholders e faça três perguntas simples: qual informação você mais perde tempo procurando hoje? O que te faz abrir a intranet espontaneamente? O que você considera irrelevante? As respostas vão definir seu backlog de conteúdo e a hierarquia de navegação no SharePoint com mais precisão do que qualquer referência externa. 

O SharePoint trabalha com três tipos de site com objetivos diferentes. 

O site de comunicação é ideal para portais departamentais, notícias corporativas e páginas de referência. Pense nele como o jornal interno da empresa: o lugar onde as informações são publicadas para que todos leiam.  

O site de equipe é focado em colaboração documentos compartilhados, listas de tarefas, integração com o Teams. É o escritório digital do time, onde o trabalho acontece. 

Já o hub site agrupa sites relacionados sob uma navegação e identidade visual comum, conectando toda a estrutura da intranet. 

A estrutura mais funcional para empresas de médio porte costuma ser um hub central que conecta sites de comunicação por área (RH, TI, comercial, operacional, financeiro e entre outros) e sites de equipe por projeto ou squad. 

Um erro muito comum é criar um único site com subpáginas para tudo. Parece organizado no papel, mas a navegação da intranet fica pesada e a busca interna começa a retornar resultados irrelevantes. A criação de sites menores e bem conectados no SharePoint funcionam muito melhor a longo prazo. 

Governança é o conjunto de regras que define quem pode criar, editar e excluir conteúdo na intranet e esse é exatamente o tema que as equipes costumam adiar até que o problema apareça. 

Defina antes do lançamento: quem pode provisionar novos sites no SharePoint? Qual o processo para garantir que um novo site apareça na navegação principal da intranet? Como o conteúdo desatualizado é revisado e arquivado? 

Um modelo simples de papéis funciona bem na maioria dos cenários de intranet SharePoint. O administrador global provisiona sites, define políticas de acesso e gerencia os hub sites. O proprietário de site cria e edita páginas e gerencia os membros do site. O membro edita conteúdo existente e faz upload de documentos. O visitante tem apenas visualiza o conteúdo da intranet e deve ser o padrão para a maioria dos colaboradores. 

A revisão de permissões precisa acontecer sempre que um funcionário muda de área ou sai da empresa e é possível automatizar esse processo integrando o SharePoint com o fluxo de offboarding do RH via Power Automate. 

Aqui está a regra mais importante para quem está montando uma intranet no SharePoint: não migre tudo. A tentação de copiar toda a intranet antiga para o SharePoint é grande e esse ponto é o que transforma uma plataforma nova em um armazenamento de arquivos e conteúdos desatualizados. 

Faça uma curadoria. Pergunte sobre cada conteúdo existente: isso ainda é relevante para a intranet? Alguém procura isso ativamente? Se não, arquive ou exclua. 

O principal motivo pelo qual um funcionário acessa qualquer página da intranet é encontrar uma informação para realizar uma tarefa. Se a página não ajuda nisso em menos de 30 segundos, ela falhou. 

Para cada página nova no SharePoint siga esta hierarquia de informação: links rápidos e documentos essenciais no topo, notícias e atualizações no meio, conteúdo de referência (políticas e procedimentos) no final da página, com seções expansíveis para não poluir a tela. 

Se o prazo é curto ou a equipe é pequena, considere começar com os modelos disponíveis no SharePoint Look Book, são layouts prontos que já seguem as boas práticas de UX para intranet e poupam semanas de trabalho de design. 

Existe também soluções externas que aceleram a implantação de intranets SharePoint com componentes pré-construídos. Para empresas com menos de 500 usuários e equipe de TI enxuta, pode ser mais inteligente do que construir tudo do zero. 

O SharePoint é ideal para você criar uma intranet excepcional. A questão nunca foi a ferramenta, foi sempre a estratégia por trás dela. 

Realizar um diagnóstico antes de construir com foco na arquitetura de intranet baseada em uso, com governança definida no início, identidade visual consistente, conteúdo alinhado aos objetivos das áreas e equipes e não apenas migrado irá trazer muito mais utilidade e otimização de tempo para os colaboradores no dia a dia. 

Se você precisa alinhar um escopo para implementar ou realizar melhorias na sua intranet, converse com um dos nossos especialistas através do e-mail contato@mindtek.com.br ou pelo WhatsApps +55 21 99146-6537