Como o Microsoft Power Automate pode simplificar suas tarefas diárias?

Imagine se você pudesse reduzir em 30% as tarefas rotineiras e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade da sua equipe. Isso é possível com a automação no ambiente de trabalho. Segundo um estudo realizado pelo McKinsey Global Institute, até 30% das atividades em 60% das ocupações podem ser automatizadas, o que traz um aumento significativo na eficiência e permite que as equipes foquem em tarefas estratégicas.

O Microsoft Power Automate é uma plataforma poderosa de automação de processos que foi desenvolvida para liberar os profissionais de tarefas repetitivas. Essa ferramenta se integra perfeitamente com diversos aplicativos e serviços, possibilitando a criação de fluxos de trabalho que simplificam e otimizam as operações diárias.

Neste artigo, vamos explorar como o Power Automate pode transformar a rotina de gestores, diretores e empresários, proporcionando a eles mais tempo para se concentrarem em decisões estratégicas e atividades de alto impacto. A automação não é apenas uma tendência mas sim uma necessidade competitiva que pode redefinir a eficiência operacional em qualquer empresa.

O Microsoft Power Automate é uma solução de automação de processos oferecida pelo Microsoft 365. Ela foi projetada para automatizar tarefas repetitivas e demoradas que podem reduzir a produtividade das empresas. A plataforma permite a criação de fluxos de trabalho automatizados, conhecidos como “fluxos”, sem a necessidade de habilidades avançadas de programação. Com uma interface amigável e integração perfeita com outros aplicativos da Microsoft, o Power Automate facilita a automação de uma variedade de tarefas empresariais.

O Power Automate funciona com base em ações automatizadas chamadas de “fluxos”. Um fluxo é composto de gatilhos, condições e ações. Os gatilhos são os eventos que iniciam o fluxo, as condições são usadas para definir critérios específicos a serem atendidos e as ações determinam as tarefas a serem executadas uma vez que as condições são atendidas. Por exemplo, você pode configurar um fluxo para enviar automaticamente um email de boas-vindas a cada novo funcionário adicionado à sua lista de usuários. 

Economia de Tempo

A automatização diminui consideravelmente o tempo dedicado a tarefas repetitivas, permitindo que os gestores e diretores foquem em atividades mais estratégicas e valiosas. Por exemplo, atividades que antes demandavam horas de trabalho manual, como a coleta de dados ou a atualização de relatórios, podem ser realizadas automaticamente pelo Power Automate em apenas alguns minutos.

Aumento da Produtividade

A automação possibilita uma melhor alocação de recursos humanos, direcionando esforços para a inovação e aprimoramento contínuo. Por exemplo, automatizar o processo de aprovação de documentos libera tempo para que os gestores foquem em estratégias de mercado e no desenvolvimento de produtos. Além disso, fluxos de trabalho automáticos garantem que as tarefas sejam realizadas de forma rápida e sem interrupções, aumentando a eficiência operacional.

Redução de Erros Humanos

A automação é uma grande aliada para evitar erros humanos em tarefas repetitivas e complexas. Por exemplo, a inserção de dados, que pode conter erros quando feita manualmente, pode ser automatizada para garantir precisão e consistência. É possível criar fluxos de trabalho padronizados, eliminando variações e garantindo que todas as etapas sejam realizadas corretamente. Isso não só melhora a qualidade dos resultados mas também reduz os custos relacionados a retrabalhos e correções de erros.

O Power Automate tem vários tipos de fluxos para automatizar diferentes tarefas, cada um com características específicas para atender a várias necessidades de automação.

Tarefas administrativas

Imagine que você trabalha no departamento de recursos humanos de uma empresa. Todos os dias, você recebe muitos pedidos de licença de funcionários, que você tem que processar manualmente. Com o Power Automate, você pode criar um fluxo que automatiza esse processo:

• Quando um funcionário envia uma solicitação de folga por meio de um formulário online, o fluxo é acionado.
• O feed verifica automaticamente as datas de licença solicitadas e a disponibilidade no calendário da empresa.
• Se as datas estiverem disponíveis, o fluxo envia uma notificação de aprovação ao gerente do funcionário.
• Assim que o gestor aprova a solicitação, o fluxo atualiza o calendário da empresa e notifica automaticamente o funcionário de que sua solicitação foi aprovada.

Resultado: esse fluxo automatizado elimina a necessidade de gerenciar manualmente as solicitações de folga, reduz o risco de erros de aprovação e garante a comunicação oportuna com os funcionários.

Automação em vendas

Se você trabalha com marketing ou vendas, sabe como é crucial rastrear leads e convertê-los em clientes. O Power Automate pode simplificar significativamente esse processo:

•  Quando um visitante preenche um formulário de contato em seu site, um fluxo é acionado.
• O fluxo salva automaticamente as informações do lead em seu CRM.
• Também envia uma notificação à equipe de vendas para acompanhamento imediato.
• O fluxo pode acompanhar a interação do lead com seu site e conteúdo, registrando cada ponto de contato.
• Quando o lead atinge um determinado nível de engajamento, o fluxo aciona automaticamente um e-mail de acompanhamento ou uma oferta promocional personalizada.

Resultado: esse fluxo automatizado garante o acompanhamento imediato dos leads, melhora as taxas de conversão e permite que sua equipe de vendas se concentre nos leads mais promissores.

Controle de Qualidade

Na indústria farmacêutica, a garantia da qualidade dos produtos é crucial para a segurança dos pacientes e para cumprir as regulamentações rigorosas. A automação pode desempenhar um papel fundamental no processo de controle de qualidade, assegurando a consistência e precisão dos resultados.

• Quando são realizados testes de qualidade em amostras de medicamentos, os resultados são registrados manualmente em planilhas ou sistemas internos.
• O Power Automate pode ser configurado para ser acionado quando os resultados dos testes são inseridos em um sistema específico ou quando uma nova entrada é feita em uma planilha designada para este fim.
• Assim que o gatilho é acionado, o Power Automate pode extrair automaticamente os dados relevantes da entrada, como informações sobre o lote do medicamento, parâmetros de teste, resultados, e qualquer observação adicional.
• Com base nos dados coletados, o Power Automate pode executar análises pré-definidas para verificar se os resultados estão dentro dos limites especificados de qualidade. Por exemplo, pode calcular médias, desvios padrão e outras estatísticas relevantes.
• Se algum resultado estiver fora das especificações aceitáveis, o Power Automate pode enviar alertas automáticos para os responsáveis pelo controle de qualidade, indicando a necessidade de uma revisão adicional ou de tomar medidas corretivas.
• Após a análise dos resultados, o Power Automate pode automatizar o arquivamento dos dados em sistemas de gerenciamento de documentos ou gerar relatórios automáticos para documentar os resultados dos testes.

A automação dos testes de controle de qualidade na indústria farmacêutica garante a precisão, consistência e eficiência dos processos, reduzindo o risco de produtos fora das especificações serem liberados para o mercado. Isso não apenas protege a segurança dos pacientes mas também ajuda as empresas a manterem sua reputação e conformidade regulatória.

Dashboard Automatizado de desempenho de lojas:

Considera uma grande rede varejista de supermercados com várias lojas filiais. O diretor dessa rede precisa avaliar rapidamente o desempenho de cada loja para tomar decisões estratégicas e identificar áreas de melhoria. 

• Cada loja da rede registra suas vendas diárias, inventário, despesas operacionais e outras métricas importantes em um sistema centralizado ou planilha compartilhada.
• O Power Automate pode ser configurado para extrair automaticamente os dados relevantes de cada loja, consolidando-os em um único banco de dados ou planilha mestra.
• Com base nos dados coletados, o Power Automate pode realizar análises automáticas, como cálculos de vendas líquidas, margens de lucro, taxas de rotatividade de estoque e despesas operacionais por loja.
• Usando ferramentas como o Power BI, o Power Automate pode analisar dashboards personalizados e interativos que exibem visualmente o desempenho de cada loja em tempo real. Os dashboards podem incluir gráficos de barras, gráficos de pizza, tabelas dinâmicas e outros elementos visuais para facilitar a interpretação dos dados.
• O Power Automate pode ser configurado para enviar alertas automáticos ao diretor ou à equipe de gestão sempre que uma métrica chave atingir um limite pré-definido, como vendas abaixo do esperado ou aumento nas despesas operacionais.

Com o Power Automate é possível tomar decisões ágeis ao avaliar rapidamente o desempenho de cada loja. A automação reduz o tempo gasto na coleta e análise de dados, permitindo que a equipe se concentre em ações estratégicas. Com insights claros dos dashboards automatizados, uma rede varejista pode implementar mudanças proativas para otimizar o desempenho das lojas, melhorando sua performance de forma eficiente.

Se você já é assinante do Office 365 ou Microsoft 365 é muito provável que já tenha acesso ao Power Automate. Caso contrário é possível se inscrever para uma avaliação gratuita ou adquirir uma assinatura separada.

Com diferentes níveis de preços disponíveis, o Power Automate atende às necessidades de indivíduos, equipes e empresas. O plano gratuito oferece funcionalidades básicas, incluindo a automação de até 3.000 fluxos por mês, enquanto os planos pagos oferecem maior capacidade de automação, integrações avançadas e suporte premium.

Após acessar o Power Automate, o próximo passo é realizar a inscrição e configurar sua conta, vinculando-a à sua assinatura do Office 365 ou Microsoft 365 e definindo suas preferências de segurança e notificações. Ao entrar na interface intuitiva do Power Automate, você poderá explorar uma variedade de recursos, como modelos de fluxo pré-construídos, conectores para aplicativos e serviços.

Se deseja obter suporte especializado ou auxílio na implementação do Power Automate na sua empresa, entre em contato com a Mindtek. Envie um e-mail para contato@mindtek.com.br para conversar com um especialista e descobrir como podemos ajudá-lo a maximizar o potencial do Power Automate em sua organização.