Seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a Lei n° 13.709, aprovada em agosto de 2018, vai além do cumprimento legal onde é uma maneira de proteger os dados pessoais e garantir a confiança dos seus clientes, assegurando que sejam tratados de forma ética e transparente. 

Ao aderir às diretrizes da lei, você está demonstrando seu compromisso em proteger as informações de seus clientes. Por outro lado, não seguir as diretrizes da LGPD pode trazer riscos significativos para sua empresa. 

Neste artigo, apresentaremos cinco passos para ajudar você a alcançar a conformidade com a LGPD. Ao seguir esses passos, você fortalecerá a segurança dos dados, promoverá a privacidade dos usuários e garantirá a conformidade com as diretrizes da lei. 

Para garantir que os dados sejam tratados de forma responsável e transparente é necessário refletir sobre questões como a finalidade do tratamento, a quantidade de dados necessários, o consentimento do titular dos dados e a possibilidade de discriminação. Além disso, é importante conhecer os princípios e as bases legais da LGPD para garantir a conformidade com a legislação.

Os princípios da LGPD são:

• Finalidade: os dados devem ser coletados para fins específicos, legítimos e explícitos e não podem ser usados para outras finalidades sem o consentimento do titular dos dados;

• Adequação: os dados coletados devem ser relevantes, proporcionais e limitados ao mínimo necessário para atingir a finalidade pretendida;

• Necessidade: a coleta de dados deve ser necessária para a realização da finalidade pretendida e não pode ser feita de forma excessiva ou desproporcional;

• Transparência: os titulares dos dados devem ser informados sobre o que está sendo coletado, como será usado, com quem será compartilhado e por quanto tempo será armazenado;

• Segurança: os dados devem ser protegidos por medidas técnicas e organizacionais adequadas para prevenir acesso não autorizado, perda, destruição ou danos.

Já os direitos dos titulares de dados incluem:

• Acesso: o titular dos dados tem o direito de saber quais informações estão sendo coletadas e como estão sendo usadas;

• Retificação: o titular dos dados pode solicitar a correção de informações imprecisas ou incompletas;

• Exclusão: o titular dos dados pode solicitar a exclusão de informações que não sejam mais necessárias para a finalidade pretendida ou que tenham sido coletadas sem consentimento;

• Portabilidade: o titular dos dados tem o direito de receber uma cópia das informações que foram fornecidas a uma empresa em um formato estruturado e interoperável para poder transferi-las para outra empresa.

A realização de uma auditoria dos dados coletados e armazenados pela empresa é um passo importante para garantir a conformidade com a LGPD. Para isso, é necessário identificar e classificar os dados pessoais que são coletados e armazenados pela empresa, mapear o fluxo desses dados dentro da organização e avaliar as medidas de segurança que foram implementadas para protegê-los. 

Confira algumas orientações para realizar uma auditoria:

• Identificar todos os sistemas e processos que envolvem a coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais;

• Classificar os dados pessoais de acordo com sua sensibilidade;

• Mapear o fluxo de dados pessoais dentro da empresa, identificando quais áreas têm acesso e como elas são compartilhadas;

• Avaliar as medidas de segurança implementadas referente à proteção de dados, por exemplo: criptografia, backups, controle de acesso e monitoramento de atividades.

Com base nessas informações é possível identificar potenciais riscos e vulnerabilidades na gestão dos dados pessoais e implementar medidas ou até mesmo atualizar a política de gerenciamento de dados para diminuir os riscos.

A LGPD estabelece que as empresas devem adotar medidas técnicas e organizacionais para garantir a segurança dos dados pessoais, prevenindo o acesso não autorizado, a perda, a destruição ou a divulgação indevida dessas informações.

Mas como as empresas podem proteger efetivamente os dados pessoais? Vamos apresentar algumas práticas que podem ser adotadas de forma prática e concreta:

• Criptografia: Utilize algoritmos de criptografia para proteger os dados pessoais durante o armazenamento e a transmissão dessas informações. Dessa forma, mesmo que alguém acesse esses dados, eles serão ilegíveis e não poderão ser utilizados de forma indevida.

• Controle de acesso: Implemente controles de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados pessoais. Isso pode ser feito por meio de autenticação forte, como o uso de senhas seguras e autenticação de dois fatores. Além disso, é importante gerenciar os privilégios de acesso, garantindo que cada colaborador tenha acesso apenas às informações necessárias para desempenhar suas funções.

• Backups regulares: Realize backups regulares dos dados pessoais. Isso garante que, em caso de falhas ou incidentes de segurança, seja possível recuperar os dados e evitar sua perda. Mantenha esses backups em locais seguros e teste regularmente a sua eficácia.

• Treinamento da equipe: Capacite sua equipe para identificar e prevenir ameaças à segurança dos dados pessoais. Realize treinamentos regulares para promover a conscientização sobre a importância da proteção da privacidade.

Passo 4: Obtenha o consentimento dos usuários

Obter o consentimento é uma forma de proteger a privacidade dos titulares dos dados, garantindo que suas informações sejam coletadas e processadas apenas para os fins autorizados e de forma transparente, o que é um requisito legal estabelecido pela LGPD.

Algumas orientações para obter o consentimento adequado incluem:

• Informar claramente os propósitos para os quais os dados pessoais serão coletados e processados;
• Garantir que o consentimento seja livre e voluntário, sem qualquer tipo de coerção ou pressão;
• Obter o consentimento de forma expressa, por meio de uma declaração escrita ou oral, ou por meio de uma ação clara que indique a concordância do titular dos dados;
• Garantir que o consentimento seja específico para cada finalidade de tratamento dos dados pessoais;
• Informar os titulares dos dados sobre seus direitos, incluindo o direito de retirar o consentimento a qualquer momento.

É fundamental que as empresas estejam sempre atualizadas sobre as regulamentações e orientações relacionadas à LGPD. Isso ajuda a garantir que as práticas de coleta, armazenamento e processamento de dados pessoais estejam em conformidade com a legislação, minimizando os riscos de violação da privacidade dos titulares dos dados.

Veja algumas orientações para manter-se atualizado:

• Acompanhar as atualizações na legislação e nas orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);
• Participar de eventos e treinamentos sobre a LGPD e outras regulamentações relacionadas à proteção de dados;
• Acompanhar as notícias e tendências do mercado em relação à proteção de dados pessoais.

Ao manter-se atualizado e monitorar regularmente a conformidade com a LGPD, as empresas podem garantir que estão em conformidade com a legislação e proteger a privacidade dos seus clientes e usuários. É necessário destacar os benefícios da conformidade com a LGPD e os riscos de não seguir a legislação.

Os benefícios da conformidade incluem:

• Proteção da privacidade dos titulares dos dados;
• Estabelecimento de uma relação de confiança com os clientes e usuários;
• Redução dos riscos de violações de dados e multas por não conformidade;
• Melhoria da reputação da empresa em relação à proteção de dados pessoais.

Por outro lado, os riscos de não seguir a legislação incluem:

• Multas elevadas, que podem chegar a 2% do faturamento da empresa;
• Danos à reputação da empresa;
• Perda de clientes e usuários que não confiam na capacidade da empresa de proteger seus dados pessoais;
• Riscos de processos judiciais e ações civis públicas por violação da privacidade dos titulares dos dados.

Em nosso artigo sobre “implementação adequada da LGPD” entrevistamos a Dra. Mariana, onde foram apresentadas orientações técnicas sobre como implementar medidas de segurança aos dados. É importante que as empresas adotem práticas éticas e transparentes em relação à coleta, armazenamento e processamento de dados pessoais para estabelecer uma relação de confiança com seus clientes e usuários.

Quer saber mais sobre as ferramentas tecnológicas disponíveis para monitorar e auditar dados, garantindo a conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco pelo e-mail contato@mindtek.com.br e descubra como proteger seus dados e sua reputação de forma eficiente e segura.