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Riscos causados pela geração de relatórios em planilhas de Excel

Nos últimos 20 anos, o Excel tem sido a ferramenta preferida das organizações financeiras no controle operacional e análise de desempenho. Porém, o avanço tecnológico possibilitou o desenvolvimento de novas alternativas – incluindo uma variedade de plataformas de softwares de BI (Business Intelligence) – que amadureceram e se tornaram uma extensão às aplicações disponibilizadas pelo Excel.

Um estudo recente, conduzido pela APQC (American Produtividade & Quality Center), mostrou que os departamentos de finanças gastam, em média, 47% do tempo coletando e validando dados, 30% administrando o processo, e 23 %, na verdade, fornecendo uma análise de valor agregado.

Para resolver esse problema, as ferramentas analíticas e de banco de dados em tempo real contribuem para uma nova modelagem dos sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), que permitem às empresas otimizar seus negócios em um ambiente colaborativo, garantindo maior segurança na geração de dados no planejamento, previsão e elaboração de relatórios.

Gestores reconhecem fragilidades no Excel

É inegável que em muitas organizações o Excel ainda se apresenta como a principal ferramenta de operações financeiras, por motivos diversos que levam em conta o hábito, treinamento e custos do software. No entanto, cada vez mais, os gestores dizem que, embora ele tenha servido a um propósito no passado, agora vem sendo ofuscado por ferramentas muito mais eficazes, com informações controladas que sugerem maior confiabilidade.

Em um ambiente corporativo, no qual diversas pessoas têm acesso à manipulação dos dados, há grandes chances de erros. No Excel, onde essa manipulação é aberta, ou seja, com matrizes determinadas individualmente, mesmo os melhores usuários podem manipular informações por engano ao classificar, excluir ou adicionar fórmulas.

Ferramentas de BI surgem como solução

Em contrapartida, as ferramentas de Business Intelligence de hoje são projetadas para as “massas”. Em outras palavras, sugerem o uso intuitivo. Se os usuários são devidamente treinados para usar as funcionalidades dos aplicativos de BI, as plataformas se tornam tão fáceis de usar quanto o Excel, além de fornecer todas (ou mais) funcionalidades e recursos na integração e comunicação entre os dados. Dessa forma, a probabilidade de ocorrer erro é menor.

Em um cenário em que se compreendem os riscos e fraquezas do Excel, os softwares desempenham um papel importante no departamento de finanças, apresentando instrumentos eficazes na leitura e análise de informações estratégicas. O que se sabe é que o Excel sozinho não consegue mais fornecer aos profissionais financeiros todas as ferramentas necessárias para otimizar o trabalho nas organizações e transformarem gestores em líderes de análise orientada.